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对电子文件的几点认识
《档案“五五”普法基础读本》是国家档案局政策法规研究司于2007年“五五”普法期间、《中华人民共和国档案法》颁布30周年之际而编写的一部《档案法》的普法读本,内容包括档案与法制基础知识和档案法规选编两部分。介绍了档案工作基本概念、中国档案事业史、档案基础业务工作、档案法规等知识。通过《档案五五普法基础读本》的学习,本人对档案基础理论有了更深的认识,特别是对电子文件档案有了进一步的了解。下面谈几点本人对电子文件的粗浅的体会。
一、电子文件定义及其特点
《档案“五五”普法读本》中指出:所谓电子文件是指在数字设备中产生,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。从这个定义我们不难看出电子文件有以下几个特点:一是电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;三是电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2、由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据
其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、实际工作中应采取的对策
1、做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。关于电子文件的归档,《读本》是这样规定的:电子文件归档案管理目前实行“双套制”,即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。
归档的方法有逻辑归档和物理归档两种形式,逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程;物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息,即描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等信息。元数据是指:包括文件的格式,编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
电子文件归档还应注意收集以下有关文件:一是支持性文件,指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。二是数据文件,指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新,应对原始数据隔一段时间定期拷贝,并将拷贝文件归档。三是与电子文件有关的各种纸质文件,主要有产生电子文件所使用的设备的安装与说明、操作手册等;以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件,如设计任务书、操作手册等。
2、解决好电子文件的保存问题。
电子文件保护的内容涉及载体、信息内容及其支持体系等方面。
首先,电子文件载体的保护。电子文件的载体主要可分为磁性载体和光学载体两种。如:磁带、硬磁盘、软磁盘等。光学载体包括只读光盘、可写入光盘、可擦写光盘。电子文件载体的性质特点决定了其保管条件有着不同于纸质文件的特殊要求。即:
(1)控制适宜的温湿度。根据《读本》要求,最佳保管温度为18度,相对湿度为40%,24小时内温度变化不得超过3度,相对湿度变化不得超过5%。(2)防止灰尘,保证机器清洁,严禁触摸软盘和光盘信息部位,同时放置盘盒中储存。
(3)防止外来磁场。远离外来磁场,可使用软磁物质(软铁、镍铁合金等)制成箱柜,对磁场进行屏蔽。对重要电子档案的库区设置测磁设备等。(4)防止机械震动。注意做好减震防冲工作。硬盘驱动器平放固定,操作时不要移动或碰撞操作台。(5)防止光线和有害气体。
其次,电子文件信息的保护。《读本》指出,由于信息记录的方式与纸质文件不同,电子文件信息的保护需采取以下措施:(1)信息安全规范。这是由软硬件技术和完善的管理制度、安全法律提供保障的。它包括技术行为规范和人为行为规范。信息安全依赖于计算机系统安全。电子文件的安全要求对整个算计系统制定安全规范。(2)信息加密技术。电子文件归档是必须解密的文件,文件必须以明文的形式归档。对密级限制的电子文件,网络传输中应当使用加密技术。(3)信息认证技术。主要有三种技术,数字签名技术、身份识别技术、消息认证技术。(4)防治计算机病毒。(5)信息备份。备份设备有磁带机、光盘、硬盘。备份技术及制定备份管理制度等。(6)网络安全。有防火墙、漏洞扫描技术、入侵检测技术。(7)电子文件长期可存取技术。包括仿真、迁移、载体转换保护技术。
3、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项檔案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。如目前各个档案部门正在实施的电子平台档案管理和网上档案查阅,即是立体化管理的典型模式。
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