中华人民共和国印章管理办法

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中华人民共和国印章管理办法

摘要:印章是企事业单位运用权限进行管理工作的一种凭证, 具有合法性和权威性。文件和相关材料一旦用印, 就代表着文书材料的合法性和权威性, 其法定效力和法律责任重大。本文试对印章管理的规范化和实施策略进行详细分析和探讨。

在企事业单位的经营管理活动中, 印章代表着单位的意志, 具有相应的公信力, 我国相关法律法规将印章作为确定有关文件法律效力的关键因素, 以确定相应的权利和义务归属。而从目前来看, 在印章管理方面, 存在着一些不足和问题, 不仅影响了企事业单位的正常管理和经营服务运行, 而且可能造成巨大的经济损失。因此, 做好印章的规范化管理, 是非常重要的, 需要单位领导层和相关管理人员的高度重视。

1. 印章管理规范化的重要性和必要性

印章的管理在单位是最为重要的基础性工作。不仅是单位的身份的代表, 也是权利的表现。对于加盖单位公章的相关文件和法律文书, 在法律的意义上, 是受到国家相关法律法规的保护的, 与此同时也是单位对社会各界和相对方的一种法律的义务承担。

印章是对本单位在服务和经营管理等相关活动中, 运用和行使权力的重要凭据和证明, 是进行相关活动的信物和工具。对于单位印章的重要性还体现在对社会各界的承担主体上, 对于法人名义的承担方面, 印章是作为代表单位的法人形象而行使权力的。因此, 对于印章的管理, 影响到单位的日常工作和相关的生产经营和服务活动, 对单位的生存和发展都具有十分重要的作用。

2. 印章管理过程中存在的主要问题

当前, 对于印章的管理和使用, 许多单位重视不足, 存在着一些问题, 很可能给单位造成巨大的经济损失和法律风险, 需要相关管理人员的重视。印章管理中存在的问题概括起来主要有以下几个方面:

第一, 缺乏专业的管章人员, 印章管理责任落实不到人。虽然当前许多企业和事业单位都设定了专人进行印章的管理工作, 但是, 并没有设置专业的管理人员, 印章的管理人员包括办公室主任、文秘人员、档案员等, 也有部分单位同事使用多枚负责人公用名章, 由不同部门进行分别管理, 很容易造成管理的混乱。 第二, 缺乏完善的审批程序, 越权使用和滥用印章比较普遍。当前大部分企事业单位都实行了用印审批制度, 但是并没有对其进行有效落实, 缺乏相对完善的审批程序, 对于一些非常重要的业务和文件, 往往都是仅凭相关负责人一人签字用印就可以通过, 没有其他业务经办人的审核签字, 同时也缺乏对于用印人的有效


制约。部分印章管理人员没有对印章盖签的文件仔细审查, 而是直接把印章交由相关人员盖章, 或者对于材料草草一看即盖章, 很容易引发相应的风险和隐患。 第三, 缺乏健全的登记要素, 印章管理责任不清。用印审批登记至少需要包括序号、时间、部门、内容、负责人签批、办公室审核等多项内容, 但是在实际操作中, 很多单位都存在着审批登记要素不齐全的情况, 没有对相关文件进行严格审查, 同时也缺乏相对规范的审批登记流程, 影响了印章管理和责任的划分。 第四, 缺乏规范的管理制度, 用印不规范, 随意性大。许多企业事业单位在印章管理中, 缺乏相对合理规范的管理制度, 导致一些规范性失误的存在。例如, 部分印章管理人员, 仅在对一些审批的材料和日期上加盖公章, 而对一些证明材料上存在有文字错误或者不规范条例的位置, 在更改后没有加盖印章, 很容易引起矛盾纠纷。而且有的盖完公章会表明有效的期限, 对于期限章的加盖, 一部分单位认为没有必要。在盖完公章之后, 对于已经失效的文件或者加盖错误的文件, 没有及时进行销毁处理, 而是直接随手扔掉, 对于一些加盖有印章的空白文件纸张, 也没有进行有效管理, 从而给有心之人以可乘之机, 不仅造成了一些违法乱纪的现象, 而且可能会引发严重的经济损失。

3. 印章管理的规范化措施

针对上述问题, 为了尽可能减少和杜绝单位印章管理使用不当及滥用的现象, 保障单位的正常运转和稳定健康发展, 需要采取相应的规范化管理措施, 确保印章管理的有效性和可靠性。

3.1 树立印章管理意识

一方面, 单位领导人应该认识到印章对于单位的重要作用, 及时更新观念, 充分重视印章管理工作, 将其作为日常管理工作的重要组成部分;另一方面, 要加强对于印章管理人员的教育和培训, 引导其树立良好的印章管理意识, 提升印章管理的专业水平, 确保其能够严格按照相关制度要求, 进行印章的规范化管理, 从根本上杜绝违法违规事件的发生。

3.2 健全印章管理制度

从目前来看, 我国并没有专门的法律法规对印章的管理和使用进行规范, 仅有行政规章和规范性文件就印章管理使用作了一些规定, 但对违反印章管理规定、责任追究比较软, 违规成本就较低, 这也是导致印章滥用最主要的原因。对此, 政府相关部门应该充分重视起来, 从立法方面, 对印章管理进行规范, 从源头上保证印章的有效使用。同时, 单位内部也必须结合自身的实际情况, 对印章管理制度进行完善和健全, 明确印章管理和使用的流程, 对印章管理人员的责任和义务进行明确, 对于因印章管理不当或者使用不当引发严重后果的情况, 应该追究印章管理人和使用人的责任。

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