文件、档案资料管理制度

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文件、档案管理制度 一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草本文件的目的和所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。 2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确，并根据文件的性质和不同的应用场合选择不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

3、所有文件在发布前应由总经理审查，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档；恢复后的数据也应及时整理归档。

5、有限定发放范围的文件，重视相关保密工作。 二、档案管理

1、档案处于接收、发送、借阅、归档和销毁的各个环节，应严格登记。

2、借阅文件应在指定地点借阅，并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；绝密档案应在监督员的监督下进行检查，必须做到物单相符。

4、借阅文件未经领导批准>批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5、机密、是否需要复制和摘录绝密文件，必须经总经理批示。


6、发送和接收绝密文件并执行时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

7、应规定各种文件的归档期限，以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档与目录列表一致。

9、文件柜中的数据应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文件负责人应有其负责保存的文件的详细目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文件和资料负责人应将所有保存的文件按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，根据文件目录清单检查现有文件，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人应尽快熟悉负责保存的文件，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。 14、因档案管理员疏忽或交接手续不严造成文件资料丢失的，追究相应责任。

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