国企档案管理的重要性及有效措施探讨

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国企档案管理的重要性及有效措施探讨

摘要：在知识经济时代下，企业档案的价值意义不可小视，对企业的发展具有极大的影响，因此国有企业必须要重视自身的档案管理工作开展，不断提升自身档案管理工作的质量与有效性。本文基于自身的实际工作与学习经验，站在国有企业的角度上，首先简单分析了国企档案管理的重要性，然后主要对做好国企档案管理工作的关键措施提出了部分探讨性意见，以期能提升国企档案管理工作的质量与有效性，促进国企良好、长远、稳定发展。 关键词：信息一体化；档案管理；国企 一、国企档案管理的重要性分析

档案管理是文件管理的有效方法，合理的档案管理方式不仅能够减少档案搜索时间，而且还能有效降低档案管理人员的工作量。企业档案虽然是一种记录历史的材料，但是在企业的发展中，档案记录可以作为企业未来发展选择中的重点辅助内容。在改革的进程中，大型国有企业也逐渐朝着多元化、集团化的方向发展，集团公司和所属子公司之间形成了一种以资产为联系的新型纽带关系，在这种关系中，档案管理的行政作用被进一步弱化。

企业档案信息资料的形成，同企业管理、生产、运营各个方面息息相关，是对企业发展变化过程的记录。现在，企业档案的组成除了传统的纸质档案以外，还有图片、录音、录像等多种形式。在企业发展中，行政管理档案材料可以为未来行政策划、管理决策提供依据，以提升行政管理工作的科学性和可操作性。在企业的经济发展中，会计档案和涉及企业经营发展的文书档案，都能够作为企业制定经济财物风险管理方案的基础，保证企业财务稳定；在企业文化建设中，档案材料是管理者提炼企业精神，凝聚企业思想，提升企业凝聚力和竞争力的重要途径；在企业遇到法律问题时，档案储存可以作为证据出现在法庭上，抵御法律风险。总之，通过做好企业档案管理，有利于企业更加良好、长远、稳定地发展。 二、国企档案管理存在的主要问题 2.1档案保管设施简陋

档案作为国有企业重要组成部分，见证了国有企业的发展历程，对于国有企业的发展具有重要的意义。由于国有企业长时间没有给予档案管理足够的重视，致使档案管理基础设施得不到完善，经过漫长的时间，以往档案管理软件与硬件逐渐老化，无法满足当前档案管理工作的需要。其中主要体现在：档案室内过于简陋、档案柜过于陈旧、电子设备没有得到及时更新等，尤其在复杂的环境下，档案管理设施已经不能够服役，部分档案资料已经出现破损，得不到很好的保存，这对于档案管理工作的开展极为不利。 2.2档案管理意识较为薄弱

在激烈的市场竞争环境下，绝大部分国有企业为了取得市场竞争的主动权，将企业发展的重点放在经济效益的提升方面，而忽视了档案管理工作的开展，并没有意识到档案管理工作的重要性。此外，档案管理工作相对较为复杂化、繁琐化，系统化，不但有着较为庞大工作量，而且覆盖信息面较广，这在一定程度上增加了档案管理的工作难度。尤其在档案资料移交过程中，涉及到诸多部门的参与方可进行，不仅造成了人力、物力、财力方面资源的浪费，而且整体工作效率偏低，致使档案管理工作难以顺利推进。 2.3档案管理人员整体素质有待提升

根据相关数据调查显示，很多国有企业档案管理质量偏低，难以取得预期的


管理效果，之所以出现当前这种现象，主要原因在于档案管理人员业务能力不足，有待于进一步提高。由于国有企业对档案管理工作的忽视，致使相关管理人员工作的热情不高，工作积极性不能够被充分调动起来，长此以往管理人员的业务能力势必需要不断提高，否则将必然影响着档案管理效果。 三、做好国企档案管理工作的有效措施 3.1加快完善企业档案管理信息化

信息一体化是档案管理工作的发展趋势，信息化的档案管理方式不仅能够提升档案管理质量，还能显著提升档案管理的效率。档案管理信息一体化系统能够及时整理办公系统中产生的数据，定期收集、整理、归档文件材料，解决了文件材料归档整理流程中产生的重复作业问题。另外，电子化的实现也节省了档案查询需要的时间，提升了档案管理效率，降低了档案破损概率，降低了档案管理成本，实现了档案在集团内部的资源共享。陕西地矿集团有限公司目前实行了OA无纸化办公，但是还没有达到数字化归档，依然是纸质归档。对此，我们可以建立健全信息一体化系统应用，加强硬件、软件平台的建立，利用云计算或者大数据等现代化的技术，完善国企档案管理。为更好地实现对档案的信息发挥作用，参照高校数字化图书馆的建设和管理，国有企业也可以创建企业内部网络，提升网络中的信息检索功能，为职工建立实时在线服务功能，随时解决职工在档案查询检索中的问题，提升档案的利用率，促进国有企业档案管理工作水平。 3.2规范文书档案管理

整理和管理文书档案是笔者工作的重要部分，国有企业在日常运行管理中会产生许多文书档案，这些档案虽然较为琐碎，但是能够在特定时刻为企业的发展产生具有指导意义的参考价值。文书档案具有数量巨大、内容繁琐、项目众多的特点，为了保证管理质量和管理效率，笔者会对文书档案的整理和排版、装订严格要求，内容字迹必须要清晰，档案的收集、整理、排号都必须严格按照规定进行，文书档案只有按照规章合理办理，才能从根本上保证其管理科学、有序。制度是保证工作正常进行的先决条件，我们现在已经找到了档案管理信息一体化系统这一现代化的档案管理方式，国有企业还要根据实际情况，结合系统需要建立一套完整的档案管理制度。对于陕西地矿集团有限公司下属的20家改企单位来说，建立健全档案管理工作的各项规章制度，完善档案调查（阅）流程，规范档案按照不同部门、不同期限整理归档就显得尤为重要了。 3.3创新档案管理人员培训机制，强化业务能力

随着国企档案管理数字化程度的提升，国企档案管理人员的业务素质和相应的理论水平也需要提升。针对笔者所在的陕西地矿集团公司下属单位档案管理工作多为兼职人员、少有专人管理的问题，笔者认为企业内部首先应该选拔或者招聘相关专业人士，然后再建立档案管理人员培训机制，对其进行进一步培训。各单位要结合自身实际情况，创建合理的培训机制，培训专业的档案管理人员，为了适应大多数员工的需求，可以实行网络培训为主，现场培训为辅的方式，在对管理人员进行基础知识培训的层面上，着重加强其对档案管理实践知识的培训， 为了提升员工的学习激情，企业内部可以开展“专业技能大比拼”的活动，对优胜者给予一定的物质奖励；也可以将比赛成果同当月或当季度工资挂钩，促使其不断强化自身技能，以便更好地为档案管理工作作出贡献。 四、结语

在知识经济时代下，对于现代企业而言各种各样的档案都可以被看作是一种财富，企业必须要予以足够的重视力度，要通过做好档案管理工作，将这些财富


收集、整理和保管利用起来，使其发挥出更大的作用价值，促进自身实现更加良好、长远、稳定的发展。 参考文献：

[1]丁晓虹.关于新时期企业档案管理的几点探讨[J].档案学研究，2013（1）. [2]刘晓.国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学，2013. [3]吕萍.浅析企业科研档案收集归档工作的现状与对策[J].兰台世界，2013（3）.

作者简介：王芳（1977.4.11），性别：女，籍贯：甘肃庆阳，民族：汉，学历：本科，职称：初级，助理工程师

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