机关公文处理办法

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机关公文处理办法



一、公文种类

机关正式文件常用的种类有：决议、决定、计划、规划、方案、要点、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、复函、纪要。

决议：经会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。 决定：对某些问题或重大行动作出安排,用“决定”。

计划：对较短期的、年度的全面工作安排或某一专项工作的安排用“计划”。

规划：对整体工作的中期或较长期的大致计划,用“规划”。 方案：以某一专项工作和活动的计划或安排,用“方案”。 要点：对下属部门进行工作指导、阐明工作和活动的指导思想和原则、布置重大的工作,用“要点”。

条例：制定或批准、规定某些事项或有规章制度性质的文件用“条例”(或办法、细则等)。

规定：对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施用“规定”。 通知：传达上级机关的请示,批转下级机关的文件,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件,要求下级办理或需要知道的事项用“通知”。

通报：表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况用“通报”。 请示：向上级机关请求指示和批准用“请示”。

报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。 批复：答应下级机关的请示用“批复”。

复函：同级机关之间相互商洽工作、询问和答应问题,向有关主 管部门提出请求等用“复函”。


纪要：记载和表达会议主要精神和议定事项用“纪要”。 二、文件格式

1、文件一般由文件头部分、正文部分、文件尾部分组成。 2、文件头用醒目、整齐、庄重字体印发机关全称,并加“文件”二字。联合发文,主办机关名称在首。使用印有文件版头的,发文字号注在版头与红线之间；使用办信笺的,发文字号注在标题的右上方。几个机关联合发文,只标一个主办机关的发文字号。

3、正文部分包括文件标题、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、附注等。

文件标题力求准确、简要,标题中间尽量不用、少用标点符号。除“决定”、“决议”、“纪要”、“规则”、“通报”外,文件开头必须标明主送机关,一般为：“各县(市、区)XXXX,市直有关单位。”

附件的标题注在正文末尾之下、发文日期之上；附件多的要注意顺序。

4、文件尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发份数、时间等项。

三、文件办理

1、凡以市编办名义发文,其办文程序：主办科室承办人拟稿——科室负责人核稿——分管副领导审稿——主要领导签发——秘书科编号、印制、盖印——发出。

凡以单位名义发出的文件,由主要领导签发。 其他以科室名义发出的文件,由分管副领导签发。 《纪要》由分管秘书科领导和主要领导签发。

2、秘书科核稿的重点：内容是否符合党和国家的方针、政策以及法律、法规,与本机关发过的有关文件是否衔接；文字表述、文件格式、


文种字体选择是否准确。核稿时发现不妥,但问题比较简单、文字修改不大的,可由秘书科修改；如需作较大修改的,应退回原拟稿科室处理。

3、送办领导签发的文稿要附本办统一印制的《XXXX单位办公室文件送审呈批单》；送市领导签发的文稿要附上《XXXX单位会办公室材料报送呈批表》。

4、对本单位文件,秘书科以文件原稿和领导在文件呈批单签批为据,登记后用印,并将文件呈批单、文件原稿与正式文件(一式二份)一并存档备查。

5、呈送市领导签发的文件,同一领导两份以上的（含两份）由秘书科负责呈送；单份的,由主办科室呈送。呈批单下方注明联系人及联系电话。文件送出前,主办科室要进行登记；送出后,要做好跟踪工作。

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