文件管理制度1

【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《文件管理制度1》，欢迎阅读！

文件治理制度

一、目的

为了标准公司文件治理工作,保证文件的完整性及保密性,理顺工作程序, 明确工作责任,杜绝资料流失,特制定本制度. 二、文件治理机构及其责任

1 .公司文件工作实行三级治理,一级治理由行政部统筹治理；二级治理由各 部门进行文件资料治理；三级治理由公司档案资料室进行存档治理.

2 .行政部负责人为公司的文件总负责人, 负责公司所有文件资料的统一治理 和监督,各部门的文件由各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理,统一 存档到指定位置.

3 .文件负责人要严格执行公司文件治理规定,认真细致地做好文件保管以及 利用工作,充分发挥文件资料的作用. 三、文件制度

1 .但凡涉及到公司经营的资料均属于归档范围,做好归档、存档治理. 2 .凡属于归档范围的文件资料均由公司集中统一治理、统一指定位置存档, 并做好文件记录以及电子存档,任何个人不得径自留存.

3 .归档的文件资料原那么上必须是原件, 原件用于报批不能归档或相关部门必 须保存的可以归档、存档复印件.

4 .凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发 出的文件、函件要留底稿以备正文备查.

5 .属于工程工程文件资料待从开始承办、涉及到签约完成,所有的资料由负 责工程主管的负责人统一整理,并填写资料归档表.

6 .由公司对外签订的经济合同应保存两份原件, 财务部及合同执行〔或签订〕 部门各保存一份.特殊情况只有一份原件时由财务部保存原件. 四、文件保管制度

1 .归档资料要根据制度进行登记、编制归档目录.


2 .归档资料登记编号后放于指定文件柜, 并以电子档形式保存于公司指定文 件资料保存电脑中一份〔填写资料前扫描成电子档〕

3 .文件要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次清楚,存放科学.

4 .文件负责人要熟悉所治理的文件资料,了解使用部门的需求,掌握使用规 律. 5 .根据有关规定及结合公司实际情况,确定文件保存的期限,每年年终据此 进行整理和剔除.

6 .经确定需销毁的文件,由文件负责人填写文件销毁登记表,经公司领导及 有关人员会审批准后销毁.销毁的文件清单由文件负责人保存.

7 .严格遵守文件平安保密制度,做好文件流失的防护工作.

8 .公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续. 五、文件借阅制度

1 .文件属于公司机密,未经许可不得外借、外传.

2 .借阅文件资料,须经文件保管负责人批准,阅档必须在办公室指定的地方, 不得携带外出,需要借出文件的须经文件保管负责人批准.

3 .借阅文件,必须履行登记、签收手续.借出文件时,应填写文件借阅登记 表,以便查阅和催还.

4 .借出文件材料的时间不得超过一周,必要时可以续借.过期由文件负责人 催还,需要长期借出的须经总经理批准.

5 .借阅文件资料人员必须妥善保管文件资料,不得任意转借或复印、不得拆 封、损污文件,归还时保证文件资料完整无损,否那么追究当事人责任.

6 .借出文件材料,因保管不慎丧失,要及时追查,并报告主管部门及时处理, 7 .重要文件、机密文件不得借阅,必须借阅的要经分管部门负责人及总经理 同意,必须外借的由总经理审批

本文来源：https://www.dy1993.cn/o3MG.html