公文分类

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文件写作与处理



（一）公文的分类

根据不同的标准可以对公文作有实际意义的类别划分。 1、根据形成和作用的具体公文活动领域的不同，公用可以分为通用公文、专用公文两类。其中通用公文是指各类国家机构和其他社会组织在工作中普遍形成和使用的公文，如命令、通知、通报、报告、请示、函等。专用公文是指在一定专用机构或在一定专项业务领域内根据特殊需要专门形成和使用的公文，如涉外公文、军事公文等。

2、根据主要传递方向的不同，公文可以分为下行为、上行文、平行文三类。其中，下行文是指向所属被领导被指导的下级机关主送的公文，如命令、指示等；上行文是指向所属上级领导指导机关主送的公文，如报告、请示等；平行文是指不相隶属机关之间行文，包括：向同一组织系统或专业系统中的统计机关或向非同一组织系统或专业系统中的任何级别的机关主送的公文，如函。

以上三种分类是我们平时用的较多的，还可以根据内容性质的不同、秘密等级、缓急程度等来分类。

（二）通用公文的文体与格式

通用公文属于特殊的应用文，由法定作者在公文活动中为


行驶法定职权而制作，功能用在于有效地传递和存储权威性、凭证性信息，以使受文者准确理解并贯彻执行或解决某一具体问题，从而更好地发挥现实效用。通用公文一般具体一下属性，一是广泛实用性，二是直接针对性，三是全面真实性，四是规范性。

通用公文的格式遵循国家质量技术监督局1999年12月正式批准发布的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-1999）。

该标准对公文用纸幅面尺寸的规定是：“公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm”。

该标准对公文中各要素的定位采用以汉字的字和行作为横向、纵向的坐标来确定公文中各要素的具体位置。“字”是标识公文中横向距离的长度单位；“行”是标识公文中纵向距离的长度单位。

该标准对公文中图文颜色的规定是：除发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。对排版的要求是：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

该标准还将公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个板块。其中眉首要素包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。主体要素包括：


公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、特殊情况说明、附注。版记的要素情况：主题词、抄送、印发机关和印发时间。

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