如何制作公文版头和版记(排版必读)

【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《如何制作公文版头和版记(排版必读)》，欢迎阅读！

如何制作公文版头和版记（排版必读）



关于公文格式的要素和规范，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。学生一般都能够理解这些要求，但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度，尤其是对公文版头和版记的设计、制作普遍觉得难以把握。笔者在公文写作课的研究性教学过程中，经过与学生互动，总结出通过绘制表格来制作公文版头和版记的方法。

1

版头和版记的制作要求及常用方法

《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文版头格式要素有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等，公文版记格式要素有抄送机关、印发机关和印发日期等。《党政机关公文格式》对这些要素的规格、编排作出了具体的规定，包括字体字号、编排顺序、间隔距离等。比如，“如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”，“发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm”，签发人“编排在发文机关标志下空二行位置”，“版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）”等。

依照这些具体要求，若在电脑上写作公文，大多采用分别制作发文机关标志、红色分隔线等要素的方法。比如，绘制红色分隔线，常见的做法是，先使用Word自带的“绘图”工具画一条红色的水平线，然后对红线的属性进行设置。学生在练习后发现，这种分别制作各要素的方法，缺乏整体性，不利于整体把握各要素之间的距离和相对位置，因而使用起来比较复杂，也不易迅速掌握。


２

使用“表格法”制作公文版头和版记

如何更快速、准确地设计、制作公文版头和版记？带着这一问题，笔者在公文写作课研究性教学过程中，充分发挥学生的主动性和创造力，从整体设计的思路出发，研究出一套通过绘制表格来制作版头、版记的方法。实践表明，这套方法易于被学生掌握，可操作性也较强。具体做法如下：

第一步，设置页面。《党政机关公文格式》对公文的页面尺寸有具体的规定：“公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。”标准的A4型纸幅面尺寸是210mm×297mm，因此，稍加计算就可以确定公文页面四周白边的尺寸分别为，上白边3.7厘米、下白边3.5厘米、左白边2.8厘米、右白边2.6厘米。在电脑上写作公文，可以选择“页面设置”—“页边距”来作具体设置。同样，在“页面设置”中还可设置“文档网格”为“每面排22行，每行排28个字”。

第二步，设置版头。首先，插入表格。在设置好页边距的页面首行顶格处插入表格，选择“插入”—“表格”，在弹出的对话框中设置要插入的表格为1列、6行。

其次，键入并设置各格式要素。在表格的第二行键入发文机关标志，如“江苏省人民政府文件”字样，并设置该标志的格式为居中排布、小标宋体、红色。在第五行键入发文字号，如“苏政发〔2014〕10号”，并按照规范设置其格式；如需标注签发人，也在第五行键入，并分别设置发文字号和签发人的格式。空出第三行和第四行，就可保证发文字号“编排在发文机关标志下空两行的位置”。

再次，设置第一行和第六行的行高。选择该第一行，右击选择“表格属性”—“行”，点击“指定高度”前的方框，设置第一行行高为


3.5厘米，并在“行高值”选项中选择“固定值”；用同样方法设置第六行的固定行高为0.4厘米。这样就能保证发文机关标志上边缘距离版心上边缘为35mm，红色分隔线距离发文字号4mm。如果有份号、密级和保密期限、紧急程度等格式要素，可以在第一行中按照规范分别键入和设置。

最后，设置表格边框。选中整个表格，右击选择“边框和底纹”—“边框”，设置为“无”；然后选择红色实线，点击表格最下面的横线。这样就会保证在发文字号下面4mm处出现一条与版心等宽的红色分隔线，而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。

至此，一份公文的版头就设置成功了。如果是联合行文，就在插入表格时多设置几行，依次键入和设置不同的发文机关标志。

第三步，设置版记。首先，插入表格。在公文最后一页的最下面插入表格，将表格设置成1列、2行。注意：待以下两项设置完成后，如表格出现跨页现象，可删除表格上方的空行，以保证整个表格在公文末页的最下面。

其次，键入并设置各格式要素。在表格的第一行键入“抄送机关：”及机关名称，并按照规范设置其格式。在表格的第二行键入“印发机关和印发日期”，并按照规范设置其格式。

再次，设置分隔线的粗细。选中整个表格，右击选择“边框和底纹”—“边框”，设置为“无”；选择1磅的实线并点击第一条和第三条横线，选择3/4磅的实线并点击第二条横线。这样就能保证版记部分的首末两条分隔线为粗线、中间的分隔线为细线，而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。

本文来源：https://www.dy1993.cn/mDZ.html