如何做好档案库房管理工作

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如何做好档案库房管理工作

档案库房管理是指在档案库房中进行的一切管理工作，是档案保管工作的主要体现形式，是确保档案安全、最大限度延长档案寿命、实现档案科学有序管理的基础。档案库房管理工作的内容涉及“维护秩序”与“保护实体”两个基本方面。本文就“维护秩序”与“保护实体”两个方面介绍如何做好档案库房管理工作。



1 档案存放秩序的维护与管理

档案在库房及装具中的存放秩序实际上就是档案实体的管理秩序，是档案实体管理秩序的具体体现形式。因此，维护档案实体秩序的保管工作也就主要体现为对档案个体存放秩序的日常维护和管理行为。维护档案的存放秩序是一项十分具体且十分重要的工作，必须十分认真细致，尽量避免发生存放秩序上的错乱现象。具体可采取的措施和方法主要有以下几种：



1.1编制档案存放位置索引

档案存放位置索引是一种记录、引导性的管理工具，是以表册或卡片形式将档案在库房及装具中的存放秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理。档案存放位置索引的内容应简化制作成大型图表，挂置在办公室或库房入口处的醒目位置，以方便使用。



1.2制作装具中所存档案的标识牌

在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌并标明该列、该柜架、该层（格、箱）中所存放档案的起止档号，以方便检查和调还档案。



1.3适时放置档案代理卡

档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。代理卡实际上是案卷不在其位时的代替物。只要调卷时认真填写，还卷时核对准确，可有效地防止误放（放错位置）现象。代理卡中的填写项为：目录号、卷号、调出时间、调出原因、调卷人、归还时间、还卷人等。



1.4实现库房与装具的有序化管理，提高档案管理效率

库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序，便于日常管理工作的进行。每一库房内装具的编号方式一般应按保管机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向的顺序依次编列号（排号）、柜架号、格层号（箱号），其号码一般也采用阿拉伯数字。装具在库房中的排放方




式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素。一般不宜紧贴墙壁，尤其是不能紧贴有窗户的墙壁。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直，以避免户外光线的直接照射。各列之间的距离不宜过宽或过窄，一般以工作人员能进行正常工作为宜。



2．保护实体

2.1严格执行进出库制度，做好安全保密工作

档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制，并做出专门的规定。这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内容。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时（如维修库房及其设备等），则必须有档案工作人员陪同，并始终相伴。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定。如非工作无关的其他活动，不允许在库房内，不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西。库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁等。



2.2精确控制库房温湿度，提高档案寿命

库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素，较为适宜的库房温度应在14℃-24℃这间；相对湿度应在45%-65%之间。为了掌握库房温湿度情况，必须配置精确、可靠的温湿度测量仪器，随时测量并记录库房温湿度的具体指标状况。控制和调节库房温湿度的方法，一般可采用空调或恒温、恒湿技术设备，将库房温湿度人为调控在适宜的温湿度指标范围之内，也可以运用自然性的措施对库房温湿度进行人工调控。



2.3坚持“八防”措施，预防自然和人为因素损害档案

档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成损害的所有自然和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。做好“八防”工作需要采取一系列防护性措施，并在工作中注意一切与此有关的问题：“防火”--要求在装具及照明灯具的选用、其它电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消防器材，在条件允许的情况下安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。“防水”--要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源；“防潮”与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整。“防霉”与“防虫”关系密切，且与“防潮”有密切关系，要求对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品。“防光”--要求库房尽可能全封闭（即无窗），若有窗户，也应尽可能小一些，并安装隔光窗帘，照明灯具应使用白炽灯。“防尘”--要求装具的封闭性好，并须对库房及装具等定期进行清扫擦拭，保持清洁。“防盗”--要求库房门窗坚固，进出库房时随时锁门，并安装防盗报警装置。为全面落实“八防”要求，节假时应安排工作人员值班，检查库房状况。

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