采购管理制度及工作流程

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采购管理制度及工作流程

一 总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二 采购部人员职责及管理制度

1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。 2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。 3.负责公司销售所需产品的采购工作。 4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。 6.大项产品必须做询价、对比、分类整理等工作，产品采购价必须三家供应商以上参与并进行对比，然后择优采购。

7.积极了解产品的短缺、发货、验收等实际情况，早发现，早处理。 8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。 9.做到每周一小结，每月一总结，每季度或者每年度一审核。 10.完成领导交办的其他工作。 三 采购工作流程

采购部作为一个职能部门，在采购的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了我们公司销售的整体业绩及战略目标，采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。

在采购产品的过程中，采购部需要销售、仓库、财务各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作。销售部根据销售记录及对市场的预期，设立每种产品库存的上下线，为采购提供基础数据。 仓库根据上下线及时报警提示采购部门，采购部门分类记录汇总，整理出《采购申请表》。 财务部根据采购合同及付款协议及时付款。 每个部门之间的联系需要一个标准来规划，这个联系标准可以按一天、三天、一星期不定时的沟通，商品采购可分为月度、季度、年度分类来进行采购。以此来提升工作效率，减少工作失误，为采购的顺利实施做出各自的贡献。

月度：销售数量大，占用资金多，到货时间快的。 季度：销售数量一般，占用资金额度相当于月度采购计划，比较难于采购，以批量方式便于采购的。 年度：销售数量小但属于不可或缺的商品，可按年度批量采购，降低工作量。 具体的工作流程如下所示：

1.在采购的初始运作阶段，采购部根据销售部、物控部的具体要求，配合进行产品报价及供应商对比，以更好的达到在以后的采购中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。

2.采购正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需产品的采购准备工作。采购部门依据对比库存数量后，按照采购采购三标准的实际需求，下达《采购申购单》，此单由采购人员填写，《产品采购单》由采购人和销售负责人签字后生效，一试三份，一份采购人留存，一份发往销售部，一份发往公司所需产品的供应商。

采购部相关人员要做好产品到库的时间期限记录，为产品的采购提供实际依据。

3.采购部接到《产品申购单》后，根据所需产品的规格，质量要求，数量，供应商所在地的远近等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《采购询价单》。

供应商根据要求确认价格后对我司的《采购询价单》报价及签字，盖公章后回传，签字盖章的《产品询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。



采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《采购订购单》，同时向发货的工厂或者其他供应商发送传真件通知其准备发货。


4.供应商根据《产品订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供货合同为准，随货携带各种合格证和材质证明书。

5供货商在收到我公司《产品订购单》后，应将供应商的送货单与我司的《产品订购单》相对照，价格和数量都准确无误后才能进行发货货，相关责任人签字后回传采购部。

6.供货商在产品准备完全后，及时通知我公司采购部，由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定，便于统一定价，统一结算，节约运输成本。

7.采购完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款或者其他协议安排付款。付款时，采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务部递交此批次产品的《产品订购单》或者《入库确认单》，如有需要，采购部有义务向财务部提供《产品订购单》以及各家供应商签字盖章的《产品询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。

8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。

四 采购部发展规划

产品采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节，早在几年前，资深的管理专家就提出了：采购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点。

降低采购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标，而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略，是需要长期的工作经验的积累和公司整体的采购流程，采购制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门精诚合作，来完成这一共同目标。 采购部的初步计划如下，其中的时间和工作目标根据实际情况会作出相应调整，但是保证前进的大方向永远不变。

（一）在3个月内完成采购体系的建立，包括采购制度，工作流程，供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核，每种产品确定出3—5家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。

（二）在6个月内完善采购体系，修正具体工作中出现的问题。进一步完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨，高效，准确的运行。

（三）在1年内建立高效的采购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不及时、报验不及时等工作失误，不出现一起由于采购工作失误造成的公司损失，建立完善的采购管理体系，能初步感受到采购工作流程高效、准确带来的便利，能看到采购成本降低带来的实际效果。

（四）在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。

（五）大胆设想：3—5年后，公司以专业销售、名优品牌，自主品牌以符合科技进步的产品、符合客户需求的服务为主打，以完善的组织结构，人员搭配为根基，以高效、先进的管理体系为依托，建立一个集销售、配送、售后服务为主线的集团公司。争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公司的销售商，为公司的发展提供最大限度地支持。

目前起草的《采购部管理制度与工作流程》只是依据在采购工作中的一个现行的暂时性的文件。还需要在试行的过程中不断的发现问题，修改失误，争取在几个月内修改出一套完整的，适合公司具体情况的采购系统体系。

希望公司领导，各个部门同事在具体实施中，多提宝贵意见，指出工作中的不足，促进采购部工作的进步，真正达到降低采购成本，推动公司发展的目标。



制定：销售部、行政部

呈送：采购部、财务部、总经理

审核： 年 月 日

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