公文写作 文秘基本功

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文秘基本功之②会议通知



会议通知是办会的重要环节，也是我们日常工作之中经常要做的一件小事，那么为什么要把这件小事单列成文呢？因为这件小事决定着会议组织的效果，还可以反映出通知者的综合素质，因此还是决定总结一下，希望能为初入秘坛的朋友们带来一些启示。

一、会议通知前要搞清楚哪些事？

新人初到机关工作，初来乍到，大多情况下都是从打扫卫生，扫地烧水这些事情做起的，真正接触到实际工作可能就是从通知会议和写信息、简报之类的小豆腐块开始的，这是机关工作最平常、最繁杂的事项，但是也是锻炼一个人熟悉适应工作环境，融入组织的良好开端，因此做好会议通知工作事关个人形象，一定要谨慎细心。在会议正式通知前，一定要熟知会议概况，主要包括时间、地点、主题（研究解决的事项）、议程（会议按照什么程序或者步骤进行）、出席领导、参会范围以及对参会单位的要求，因为被通知单位很有可能会反问你很多问题，如果你答不上来，或者遇到问题就问领导，只能给人留下不操心、不仔细的坏印象。

二、如何做好会议通知？

会议通知的基本要求是做到礼貌、简介、准确，切忌啰嗦、拖拉及情况不清。常规情况，您好，我是XX单位，有个会议通知请记录。明天上午8:30在市政府X楼会议室召开2014年重点项目交办会；出席会议的市领导有：xxx；请你单位分管领导参加，并准备书面汇报材料30份，做好汇报准备；8:20以前入场完毕。通知结束后，一定要询问被通知单位接电话同志的姓名，便于跟踪询问（这是新手容易忽视的地方）。休息日、节假日通知会议，除了按照上述要求外，在正式通知之前，还要的表示歉意。大型会议的通知，一般采取分组分层次通知的办法，党委口的党委办负责，政府口的政府办负责，其他的企事业单位由活动组织方负责，这样做的好处是能够节省时间，提高工作效率，分组通知后，一定要有人负责汇总反馈情况。领导的通知，规格较高的领导由党委办负责通知，局级领导可以直接通知（一般通知其单位办公室由办公室负责），如果情况特殊需要直接通知领导本人的可以打电话通知，领导没有接电话可以发信息通知。

三、其他需要注意的问题

（一）掌握好会议通知的时机。刚上班的同志积极性很高，接到任务往往会马上行动，但是，在实际工作中，会议信息变更的情况很多，因此要根据实际情况，掌握好会议通知的时机，既不能过早，也不能过完，影响会议的组织。

（二）会议临时变动要及时更正。在日常工作中经常会遇到会议时间、地点变动的情况，这个时候作为办公室工作人员一定不要嫌麻烦，要抱着负责的态度，及时将会议变更信息及时反馈通知对象。

（三）做好反馈情况收集。反馈信息关系到会议组织的效果，一定要收集好会议反馈情况，并及时报告领导，以便把最新的指示精神传达给参会单位。





文秘基本功之③会务服务



一、会场布置。会场布置是会务服务的基础工作，重点要把握以下几个方面：一是会标的制作。会标的制作一般不需要我们操太多的心，只要把会议名称搞准以后，及时发给宾馆的商务中心或会议室管理部门即可。但是，不要过分的信赖他们，毕竟他们只负责干活，不负责把关。会标直接面对参会单位，事关对外宣传的形象问题，所以一定要细心检查，看看字有没有漏，字的笔画有没有漏，因为宾馆采用打印的办法制作会标、横幅很可

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