公司档案的分类及管理制度

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公司档案的分类及管理制度 1.市场部档案：

(1)投资资料：包含文件、图纸、，市场人员使用投资资料需进行登记，并将原件存档，复印件下发给相关人员每次下发时都要在《文件收发登记表》上进行登记，，投资资料由内勤发送，并将回复文件及时存档，以保投资文件的完整性。

(2)日常工作档案：包括市场人员跟踪项目登记表、客户考察通知单、项目总结、合同概况表、分公司宣传品发放统计表、客户档案及竞争对手调查表、业务费及佣金提取表等，由项目内勤分类存档，便于随时查阅。

(3)市场部部会议纪要及其他需要存档的文件。 2.项目部档案：

(1)定额：按照项目名称分别存档，每次下发时都要在《文件收发登记表》上进行登记，并将相对应电子版文件进行存档。

(2)施工图：由设计人员将施工图交给技术部内勤存档，并在《施工项目图纸登记表》上进行登记。

(3)技术部会议纪要及其他需要存档的文件。 3.工程部档案：

(1)工程施工过程资料：包括与甲方联系函、工程洽商、变更等相关资料，按项目分类进行存档，填写《文件收发登记表》。

(2)报验资料：按工程进行存档。

(3)结算资料：包括工程结算资料、劳务结算资料及材料结算资料，分别填写《工程结算统计表》、《劳务结算统计表》、《材料结算统计表》，并随时更新。

(4)工程部会议纪要及其他需要存档的文件。


4.行政人事部档案：

(1)分公司相关行政制度、员工档案。 (2)集团公司下发的相关文件、制度等。

(3)合同文件，由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。

(4)其他需要存档的文件。 5.财务部档案：

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、已使用完的各种票据存根、各种经营合同、工程项目合同、会计年度数据备份盘，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(1)会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。账簿。 (2)财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。

(3)公司经营合同：包括代销合同、联营合同、经销合同、租赁合同。 (4)其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、已使用完的各种票据存根、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。

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