再谈“工作总结报告”的写法

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再谈“工作总结报告”的写作

敖之

几年前，公司就有要求各部门主管和行政人员每月写“工作总结报告”的规定，但一直以来都执行得不够好，不少人宁可受处罚也不愿写，究其原因一是不重视，怕麻烦而不愿写；二是不少人不知道怎样写，劳神费力不知从何下笔，要么信手涂鸦一两百字应付了事。

关于如何写“工作总结报告”，我在网上搜集过相关的资料，稍作整理后刊登在公司简报第7期上，希望大家回过头去看看。

其实写好一份工作报告也不是很难的事情，我认为。

首先要从态度上加以重视，理解“工作总结报告”的意义，或者说是作用。也就是说，为什么要写“工作总结报告”？很多行政人员和部门主管都认为这是公司布置的任务而已，月月写，年年写，不过是一种形式罢了。这是极其错误的认识。所谓“工作总结报告”，顾名思义，就是回顾总结自身某一时期的工作情况，向领导“报告”。它的重要性就不言自明了，这是对自身工作的自我总结，是提高工作效率的一种有效方式，也是领导了解和掌握你的工作状态的一种手段，这既是对自己负责，也是对公司负责的表现。

聪明和上进的下属是会在意写好这份报告的，因为这在很多程度上等于是向领导“展示”自身工作成果的一次机会，通过汇报自己一段时间内的工作状况，以求获得上司支持认可的一种“表现”形式。如果你不能向上司提供一份满意的工作报告，或者只是草草应付，很可能的结局是：即使你平时非常投入地做了大量工作，可上司无从得知，甚至认为你态度不好，没有责任心，平时基本上是“混日子”过来的。

其次，还是要弄清楚报告的写法要求，知道从何下手，达到怎样的目的和效果。工作总结报告的写法并不复杂，一般都是采取“四段论”的写法，也就是“概述——工作——问题——建议”。

“概述”就是先总的谈一下这一时期自己做了哪些工作，感受如何，内容不要多，概述嘛。这里要避免一些无谓的套话或者废话，比如“月底的钟声又敲响了……”——你是住在庙里啊，怎么老是有钟声？估计你是套用那句“新年的钟声”吧，平实一点说不就是“一个月过去了”吗？有些废话是在浪费上司的时间，比如“秋风送爽，金秋十月，阳光明媚，大地一片金黄……”

第二部分是谈工作，也就是“你做了什么”。这部分很重要，是你向上司汇报这一时期所做的工作，最好逐条分项列举，要尽量全面、概括，工作重点可以谈得详细些。有的人将这部分写的过于简单，或者只谈一下某个方面就完了，这样肯定是不行的，给上司的感觉是“原来你就做了这么一点工作”。这里需要指出的是，要谈“你”做了什么，不要扯到别人的工作范围去了，比如你是办公室文员，在报告上大谈公司各项业绩和战略目标，那就不对了，因为那些业绩不是你干出来的，也不是你的工作范围。另外是谈你“做”了什么，而不是准备做什么。


第三部分是谈问题。这是相对于第二部分谈工作成就，也就是“报喜”后，再“报忧”的部分。有成绩，肯定也有不足嘛，工作中不可能不出现问题的，所以这部分同样显得很重要，这是上司比较关注的一个方面，也是考察我们工作有没有深入和认真思考的反映。如果平时没有思考，工作做得不实，就必然看不出问题，或者看得不深入。可以逐条列举，重要问题，表明自己的看法和观点，做些适当而客观的分析。

第四部分是谈建议，这也是承接第三部分的问题来的。既然工作中存在问题，作为负责任的下属就要有向上司提出改进的意见和建议，或者自身下一步的工作计划。

当然，一份好的总结报告，形式上不一定要拘泥于上面的“四段论”，可以突出自身的特点，不必千篇一律，但内容无外乎是这些。无论怎样，要想写好工作总结报告，最大功夫还是在于平时的扎实工作，并且做好工作日志，随时记录工作情况和所发现的问题，才能做到用时言之有物，胸有成竹。正如作诗一般，所谓“功夫在诗外”是同样的道理。

这里顺便说说工作总结报告和工作心得体会的区别，有些新手经常将两者混为一谈，没有区分两者的不同，误将工作总结报告写成心得体会。主要区别在以下几个方面：

1.

写作的目的不同。

工作总结报告一般都是受上级指派的任务，也就是说报告是应领导要求写给领导看的，一般没有人会无聊到自己写报告给自己看；但心得体会呢，完全可以是自娱自乐的当作日记来写，不一定是给领导看的。

2.

写作的侧重点不同。

总结报告主要是告诉上司我们前一阶段做了哪些工作，取得了怎样的成绩，还存在哪些问题，应该怎样去解决和克服，下一阶段怎么去做。通俗地讲主要是告诉领导“我都干了些什么”以及“干得怎么样”，重点落在“工作”上，要尽量用事实说话（如数字、图表等），用叙述性、说明性的语言描述，力求概括而全面，尽量避免那些流于形式的“大话”、“套话”和“空话”。而心得体会，主要是自身对工作的认识体会上，重心是“我”，多用感性文字（如议论、抒情）有选择性地描述。

3.

写作的意义不同

如果上司要了解下属的工作情况，一般会要求下属提交一份详细的工作报告上来，而不会单纯要求你去写什么心得体会，原因就在于，心得体会很容易流于形式和造假，再傻的下属也会知道迎合上司的胃口，大谈自身工作的艰辛、努力，怎样费尽心血解决困难，化解危机，如何忠诚于公司和上级。这样的“八股文”几乎毫无意义，很多时候都会变成流于形式的应付之作，极少有人会说心里的大实话，所以这样的报告提交上来，基本上是浪费上司的宝贵时间。

当然，对于解决工作中遇到的一些问题所作的努力和认识过程，是可以在报告中谈的，上司也乐意看到，但不可过多渲染，否则就会有“表功”之嫌了。

总结起来，工作总结报告近似于“说明文”，要求尽量平实、客观，多用事实说话，有

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