档 案sop 管 理 制 度

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档 案 管 理 制 度



第一条 依据《中华人民共和国档案法》结合我公司实际情况，特制订本制度。

第二条 本着集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主，即公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同；公司会议纪要和决定；各主管单位的批件及原始请示及外单位直接发送给公司各部门的抄送文件等文书档案由办公室集中统一管理，对各部门需及时利用的档案，应先通知办公室档案管理员此批件或其它需归档到办公室的文件已取得，并按借出手续进行管理，借用人应在使用过程中保证维护档案的完整性与安全性。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，必须保存其原件，由各部门文件资料保管员或部门负责人将其中已办理完毕事项的文件、资料，并属公司文书性质档案及时交于办公室归档。

第三条 公司档案分为三类：文书档案、工程技术档案、专门档案。文书档案具体内容包括：公司的各项会议记录、纪要、决定、决议、领导讲话；工作计划、总结、简报、通知、通告；各项规章、制度，机构设置、撤并，名称更改，工作条例，人员编制，启用印信的文件材料；签定的合同、协定、协议书；公司组织沿革，大事纪；重大活动的审批手续，考察报告；重要信函、群众信访材料等。

第四条 工程档案是工程进展情况的历史记录，是在工程开发建设中形成的，需要搜集、整理的资料主要包括以下文件：

1、上级机关及主管业务部门下发的文件；

2、公司与上下各级政府机关、职能部门之间的请示与批复； 3、各项目立项、批复、可行性研究报告等文件资料； 4、工程项目的计划任务书，汇总的统计报表材料； 5、各项规划、审批文件资料；

6、与各单位所签定的合同、协议文件；

7、建设用地、工程规划许可证、建设工程开工证及其附属文件。（勘测、



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测绘、设计、招投标文件等）施工合同、材料、设备采购合同； 8、各种拆迁安置材料等。（拆迁文件、拆迁协议、方案等）

9、各种具有保存价值的设计图纸、施工报表、工程洽商、工程验收记录、竣工图纸、工程竣工总结及地形图，各项施工设备、材料等招投标文件； 10、工程监理文件、监理月报、监理会议纪要等；

11、工程项目开发中形成的重要音像资料、图册、会议纪要等；

12、房屋在交用、销售过程中，所涉及的文件、资料及产权办理登记等文件、资料。

第五条 专门档案是专门业务档案，包括会计档案、统计档案、人事档案、诉讼档案、工商企业档案、经济协议合同档案及企业管理档案等，由专业人员分别收集、整理、立卷、归档，分别保管。定期或不定期的移交档案室登记保存。

第六条 各部门文件、资料存档时必须是原件，如是复印件，应出具相关说明，并签字确认。

第七条 各部室在编制各项工作方案过程中形成的“过程”文件，都要收集、整理、立卷、归档，在正式方案定稿时，一并移交公司档案室保存，以保证方案形成过程的连续性和完整性，杜绝只移交结果资料不移交过程资料的事件发生。

第八条 各部门一定时间内归档到办公室的文件、资料应有完整的移交目录，且移交、收取双方签字以明确责任，必要时可使第三人签字予以确认，任何人、部门不得扣留需移交的档案，如因遗漏造成项目资料不完整，影响正常使用，追究责任部门负责人的责任。办公室归档的文件材料，应按文件、资料性质及发文单位进行归档，并填写好档案文件登记表，以便随时查找利用。

第九条 由于公司前期工作存在多头联系及人员更换频繁的特点，所有资料的经办人员都必须负责将有关资料分类整理、立卷、归档，交公司档案室登记保存。

第十条 每一期开发项目及分项工程竣工结算前，工程部负责人应负责向施工单位收取完整的竣工资料及相关验收资料一并交于予办公室，需移交市城建档案馆时，由工程部指定人员到办公室办理领取竣工归档文件资料，统一报送市档案馆。

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