文件与资料控制管理制度

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文件与资料控制管理制度

1、目的

为了保证安全标准化体系文件和资料的适用性、相容性、完整性、使质量体系运行的各个环节使用相应的文件的有效版本.

2、适用范围

适用于与安全标准化体系有关的文件和资料的控制. 3、职责

安全领导小组办公室负责对管理性文件和资料、技术性文件和资料实施控制，营业部负责对有关商品的文件和资料实时控制,各使用部门配合.

4、活动内容 4。1文件和资料的分类

4。1.1管理性文件资料：安全标准制度汇编、程序文件及其他管理性文件等.

4.1.2技术性文件资料：图纸、作业指导书、操作规程及与产品质量有关的技术性标准、资料等。

4。1。3其他有关商品的资料：产品相关证照、产品宣传图片。 4。2 文件和资料的编制、批准和发布

4.2。1安全标准化体系文件由管理者代表组织有关职能部门编写，管理者代表审核、总经理批准发布。

4。2。2 程序文件及其他管理性文件由管理者代表组织各职能部门编写，管理者代表批准后实施。

4。2.3 作业指导书、操作规程由各有关职能部门编写，有部门


负责人批准。

4。2.4 所有受控文件由归口管理部门加盖“受控”章。 4.3 文件和资料的发放

文件和资料的归口管理部门确定文件和资料的发放范围，经部门负责人批准后方可发放，发放时填写“文件资料领用登记表”，领用人签字方可领用。 4。4 文件的更改

4。4.1 文件更改由提出更改要求的人员填写“文件更改申请表”，说明更改理由,按原审批程序经行文件更改的审批。

4。4。2 文件更改的审批由原审批部门的审批人负责，如遇特殊情况，需指定其他部门或其他人审批时，原审批部门提供作为审批所需依据的背景材料。更改批准后由申请人将申请表送归口管理部门，按文件发放范围进行控制。

4.4。3 文件经多次更改或一次大幅度更改时，应进行换版，原版次文件作废。需换版的文件，由归口管理部门提出书面建议，经原审批人员批准后进行。 4.5 作废文件的处理

4.5。1 对被损严重,不能继续使用的文件或已经换版的原版次文件由归口管理部门收回，并发放新文件。

4。5。2 对收回的没有保留价值的文件资料应填写“文件销毁申请单”，由归口管理部门负责人批准后进行销毁，销毁时应有监督人员在场。对有保留价值的作废文件资料应加盖“作废"，“保留”掌，并和其他文件资料分开保管。

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