行政前台工作内容细则

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行政前台工作内容细则



3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放；

4. 结算：每月底联络办公用品**商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知**商前往领款。 三、日常事务

1. 保证行政电子装置的正常使用，包括：扫描器、传真机、影印机等，若机器出现故障，及时联络**商解决问题；

2. 每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任稽核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。

将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认；

3. 每月定期统计公司所有人员通讯资讯，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内製作新的通讯录，传送至每位员工邮箱中； 4. 名片的申请与製作：当公司部门有印製名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关资讯。

确认名片资讯后，将资讯传送给**商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人；

5. 每週一定时检视公司信箱，将信件发放至员工手中；

6. 公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用；

7. 公司有人员招聘时，协助人事部门**通知应聘人员各项事宜； 8. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真；

9. 协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联络、通知、协调事宜。

10. 新员工入职时，提供入职**、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明（身份证、学历学位证、户口本、**）的影印件，提交办公室主任整理归档。


11. 积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。 四、 接待工作 1. 接待前準备工作

a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做準备；

b) 会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位； c) 茶水及点心：会议前準备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前準备必要的水果及点心供开会人员食用； d) 相机：準备公司相机，为来客拍照留念所用。

e) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，**联络餐厅预订包房；

f) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，**联络锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任彙报确认。 2. 会议中服务工作 a) 为开会人员新增茶水； b) 按照领导要求提供会议支援； c) 安排专人负责会议中的摄像工作； 3. 会议后完善工作

a) 组织来客及公司领导合影留念，并将**发至来访者邮箱内或作为贺卡传送。

b) 如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司**内。

c) 会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理乾净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用；

d) 会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处。

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