中小企业在规章制度方面存在的常见问题

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中小企业在规章制度方面存在的常见问题

摘要

企业规章制度存在的主要问题 （一） 内部控制制度不健全。

目前，多数中小企业的内部控制制度不够全面，没有覆盖企业中所有部门和人员，没有渗透到企业各个业务领域和业务操作系统。尤其在财务部门，小企业会计工作秩序混乱，核算不实而造成的会计信息失真现象极为严重。如不少企业常规票据、印章分管制度，会计人员分工中的“内部牵制原则”均未建立，甚至一些小企业连正规的财会部门也没有建立，会计、出纳及财务审核一切工作均由一个人包办。原始凭证的取得和填制本身就不合法，以此为依据编制的记账凭证、登记账簿、编制的财务报表及进行的一系列财务分析等也可可能失真。 比如，福建某公司上海分公司的行政、财务工作均由王小姐一人负责，2007年7月上海分公司采购了4台手提电脑，被其他员工实际领用3台，尚有1台在 王小姐处保管，该台电脑虽入财务账，但实物账中却没有 王小姐入库和领用的记录。2007年12月底 王小姐离职移交时向公司隐瞒了实际领用该电脑的事实，由于实物账中也没有 王小姐领用的记录，公司并未发现。直到2008年3月份，公司对上海分公司固定资产进行盘点时才发现上述问题，而此 时王小姐离职后已经不知去向。 还有我们最近办的一个案例，真为该公司混乱的财务管理捏把汗，因为财务自己就可以决定汇出多少钱，真是够可怕的：深圳某公司上海分公司韩某对上海分公司提起劳动仲裁要求公司支付2008年5月份工资、未签劳动合同的双倍工资、销售提成和经济补偿金等共计约8万余元。在仲裁发生后，我们建议企业先将韩某2008年5月份工资2000余元通过银行卡支付给韩某。后企业总经理电话通知分公司财务将韩某2008年5月份工资2000余元支付给韩某。谁知该财务没有理解总经理的意思，自说自话向韩某的工资卡账户中一次性支付了15000余元，后来该财务解释说自己之前听同事谈起过韩某向公司起诉要求公司赔偿15000余元，现在又接到总经理的付款通知，以为公司同意支付了，就按自己认为正确的算法把钱支付出去了。

（二）缺乏有效的监督机制。 中小企业内部审计只能大多缺失，不能及时发现内部员工的违法违纪行为。一些企业的业务经办人员、财会人员或管理人员利用监督不力的漏洞，进行职务侵占、挪用单位资金等违法行为。

上海某科技发展有限公司常熟办事处主任张某，利用客户付款的漏洞和公司财务管理漏洞，在2006年－2007年短短1年的时间内，非法侵占公司货款60余万元。其具体操作手法非常简单，也非常明目张胆：公司销售货物给客户，客户常常采取现金直接付给张某，但张某却向公司谎称客户没有付款，而公司也疏于与客户对账，张某因此截留公司货款从事其他活动。直到被该办事处其他员工向公司举报，张某才案发。 （三） 内控制度行为主体素质较低。

有些企业甚至让根本不具备会计从业资格的人员从事财务工作，由于这一部分人员普遍素质及业务能力低下，连正常的会计业务都处理不好，错误百出，更谈不上对内部控制制度的运用了，加上一些中小企业领导本人对会计法规、会计制度及会计准则不熟悉，法律意识淡薄，客观上使个别内部人员利用这些漏洞，挤占、挪用甚至贪污企业的资产。 举个最简单的财务常识例子：我们经常遇到有些小企业财务在计算日工资标准时常常简单地采取日工资＝月工资标准/30,如果某离职员工工作到当月22日，在计发离职其末月工资时常常会采取末月工资＝月工资标准/30×22，而这样错误的算法常常为劳动争议埋下了隐患，有可能使用人单位面临劳动争议败诉的风险。其实正确的算法为末月工资＝月工资标准


/21.75×当月实际工作天数。

（四）对内控制度执行不力。内部控制制度是企业各个业务部门或人员，在业务运作过程中形成的相互影响、相互制约的一种动态机制，是具有控制功能的各种方式、措施及程序的总称，它绝不等同于规章制度。内部控制要以有效为前提，其关键是作为内控制度主体的经理和员工，要严格执行内控制度，不能图省事、怕麻烦。

上海某家具有限公司制定了严密的《印章管理办法》，按该办法规定，严格限制员工带公章外出，若必须带印章外出的，则需总经理签字，办理好外带公章领用手续，并至少2人同行，做好用印记录。2007年5月的某日，业务员黄某以要带公章去客户处当场签合同为由，要求携带公章外出，正巧总经理外出，印章保管人于是自己决定将公章交黄某，也未办理任何领用手续。2007年6月初，黄某提出口头提出辞职得到公司批准。但2007年6月中旬，公司突然收到劳动仲裁委员会的开庭传票，原来黄某以被公司辞退为由向公司索取6万余元经济补偿金，随仲裁传票寄来的是盖有公司公章的一纸辞退通知书，但公司却苦于无证据证明黄某曾经实际接触过公章。

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