公司内部文件格式

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公司内部公文格式标准规范

一、目的

为规范公司内部文件格式，提高公司内部文件编辑质量。

二、适用范围

公司各办公室

三、内容

（一）word文档编辑规范

1、如何给文档起标题（例1）

（1）标题要简单明了的体现此文档的用途

例1：《终端陈列考核标准》《百岁山终端陈列竞赛考核标准》

2、设置适合的字号（例1）

（1）一级标题：二号字 宋体 加粗 （2）二级标题：四号字 宋体 加粗 （3）文本内容：小四号四 宋体

说明：根据文档内容选择适当的字号及字体；

3、文本的归类及层次标题的选择（例1）

（1）给文档内容归类可以更一目了然的了解文档内容 （2）层次标题分可选择常用2种

 层次标题较多时可用：一；（一）；1；（1）；；  层次标题较小时可用：一；1；

4、段落及落款（例2）

（1）文字段落行距应设置固定值为20p或单位行距1.5倍行距； （2）正文每自然段首行应缩进2字符，回行应顶格。 说明：根据文档内容做适当调整；

5、页边距设置

（1）默认页边距为：上下 2.54厘米、左右3.18厘米

（2）建议页边距最小为：上下1.5厘米、左右1.8厘米、页脚0.8-1.3厘米 说明：根据文档内容做适当调整；


6、署名及页码

（1）正文右下方署名单位全称或部门全称，下一行处标识日期； （2）单页文件无需添加页码；多页文件应插入页码； （3）页码字号的设置

（二）Excel表格编辑规范

1、页边距调整（例1） 2、页面的选择（例2）

3、行高、列宽、字号的调整（例3） 4、标题字号选择、加粗（例7）

5、文字内容和数值的对齐方式、按月份制表（例4-1）

（1）文字内容可选择单元格居中对齐； （2）数值内容可选择单元格右对齐；

（3）无月份关联的文档可以月份为单位编辑表格文档；

6、编号、抬头、其他内容另起一行（例5）

（1）有编号的表格文档，编号应在第一行右居中；

（2）抬头应单独一行居中，设置合适字号（二号或小二号字，宋体，加粗）

7、给表格内容归类（例5）

（1）如WORD文档一样，归类可使内容更一目了然；

8、优化表格

（1）删除多余的内容（例2） （2）简化表格内容（例5） （3）给对账单换个风格（例6）

9、层次结构、排列序号及对齐（例4-2） 10、落款、署名、审核、审批 11、添加页码及更改页码字号 12、冻结窗格与固定抬头内容

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