办公室印章管理工作中的问题及对策探讨

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办公室印章管理工作中的问题及对策探讨

现代企业制度强化了办公室的管理工作，而印章作为企业身份和权利的证明，是企业在经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，它的使用管理关系着企业正常经营管理活动的开展和企业的生存与发展。它的安全性和有效性也是办公室对印章管理的重要内容。但由于各种主客观的原因，使得人们在思想和行为上都出现了偏差，无法全面理解印章管理的重要性。因此为了企业的安全和保密，印章管理势在必行，通过不断地完善管理制度和途径，提高法律风险的防控意识，维护好自己的合法利益不受侵害。 一、办公室印章管理的重要性

企业的印章是企业资质的体现，在企业的管理以及参与其他社會政治、经济活动中都起着举足轻重的作用。随着经济体制改革的不断深入，许多企业都实现了跨越式、多元化的发展，纷纷将目标定位为建设成为国内外先进的现代企业。而这个目标的实现是长期而艰巨的，企业需要慎重考虑各个环节，重视所做出的每一个决策，而印章的管理则在这个转变的过程中起到了保障作用，只有印章的加盖，才表示行为的生效。而在企业很多工作也需要通过上传下达、通过公文来部署和实施。印章作为依法、依规办事的重要依据，其严肃性、权威性及其法律效力不容忽视。加强对印章管理工作，能避免责任的意识淡薄，杜绝违法、违规行为的发生，并可防范风险、维护企业的利益。 二、办公室印章管理中存在的问题

1、管理人员不固定。印章管理并没有专门的管理人员，每个部门的印章管理也由于部门的属性而出现不同的管理人员。有些是高层领导直接管理，有些是由办公室的文职人员管理，在整个的管理系统中并没有统一性，容易造成管理的混乱。

2、思想认识有偏差。有些被委托传达的内部资料，相关人员认为加盖印章只是一种形式，操不操作无关紧要。有些由于企业内部的


各部门都较为熟悉，只要领导层没有异议，对一些需要上传下发的文件也可以直接的进行口头和书面的告知，甚至有些人认为“刷脸”要比印章更有意义。因此思想上的偏差导致印章管理的缺失和混乱，使得印章失去了本身存在的价值和意义。

3、印章管理不科学。随着企业转型，很多业务需要新的印章，而这些不用的印章却没能及时的销毁，还随意的摆放在办公室内，甚至有些部门新旧交替使用，极易出现使用的混乱。 三、强化办公室印章管理的主要措施

1、明确印章使用范围。首先，印章的制定要以企业部门的实际职责和发展为基础，通过印章的申请、登记、留存样本和审核后，再进行公示。其次，专章专用，将企业各部门在用的印章以及党组印章、党委印章等全部纳入到管理范围，并重点对企业公文制发、材料上报和报表编报等行政行为的用印对象逐一进行界定，确保用印有据可依、司印有据可查。

2、规范印章使用流程。首先要落实严格授权制度。规定各类印章必须由相应负责人或授权人签字后方可使用，且所有印章的用印人与批准人不得为同一人，确保权力互相牵制、互相监督。其次，严格使用手续。使用印章时必须完备手续，必要时须填写印章使用登记簿，详细登记用印日期、用印理由和经办人员等基本要素，上报企业或部门领导或相关负责人签字审批。再次，严格例外管理。明确印章携带外出使用的管理程序和审批手续；另外重点明确用印审批人出差或外出而又急需用印等特殊情况处理规定，确保单位内部管理运转高效。 3、强化印章日常管理。首先，落实印章保管责任制。落实印章专人集中管理制度，明确印章保管人员的职责与权限，防止印章因保管不善造成的管理漏洞。其次，落实印章管理检查制度。指定专人对企业印章管理情况进行定期检查，对发现的问题和异常情况及时汇报，要查明情况，分析原因，及时处理。再次，落实印章管理考核制度。将印章管理使用情况纳入企业的综合目标考核，实行量化管理。对违反规定管理使用印章造成严重后果的，追究相关责任人的行政或法律

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