公文主题标引基础知识

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公文主题标引基础知识

公文主题词是从公文标题中选取并转换而来，满足办公自动化和公文处理标准化需要，能够体现公文概念的词或词组。公文关键词标引的主要依据是国务院办公厅秘书处制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区、各行业都根据自己的文档处理实践制定了自己的词库。 1.关键词、词库、搜索语言是什么

(1)主题词。主题词，也称为描述性词语，是指以概念为基础，经过规范，具有组装能力，能够表现词与词之间语义关系的一些词语和短语。 主题词分为正式主题词和非正式主题词。

正式主题词用于索引和检索文档，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。 (2)词库。同义词库，也称为同义词库，是指从自然语言中按词序选择语义相关和家族相关的术语组成的标准化动态词典。

(3) 《公文主题词表》.《公文主题词表》是用于文档主题索引和检索的同义词库。是为满足办公自动化特别是计算机数据处理的需要，对党政机关公文进行标引和检索的术语控制工具。

(4)搜索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的人工语言。它是存储和搜索文档的通用基础，也称为索引语言。 检索语言分为分类语言和主题语言。 分类语言的概念。它是指以阿拉伯数字或拉丁字母和数字的混合作为类别识别符号，以基本类别作为词汇，以类别的隶属关系来表达复杂概念的一种检索语言。 主题语言的概念。它是一种检索语言，以直接讨论的事物和对象为基础，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系为构词方式。 二、为什么要索引公文的关键词

(一)文献关键词标引有利于建立先进的文献检索系统，协助领导决策。 随着信息量和数据量的增加，简单的分类和检索方法很难满足人们对多主题文档搜索的需求。

主题检索法弥补了分类检索法的不足，检索更加自由，搜索跨度更大。 (2)对公文主题词进行标引是建立办公自动化检索系统的前提。 办公自动化系统通过文档上标注的关键词将文档带入检索系统。 在办公自动化系统中，作者通过主题词搜索与主题相关的文档。 (3)主题词标引是实现公文管理现代化的基础。

档案工作者可以根据正式文件的主题词，编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等人工检索工具。

文献管理员可以直接使用根据公文主题词建立的文件编目计算机检索系统查找文献。

(4)对提高秘书人员的专业素质有重要作用。 三.《公文主题词表》的架构

《公文主题词表》由三部分组成：类目表、词序表和附表。

(a)类别表。类目表，又称分类表，根据公文的主要内容和职能部门的分工划分几个类目，将词序表中所列的术语按其含义分类为相关类目，以满足按类目查词和按家族查词的要求。 类目表中有两大类，19个一级类目，用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个，用两个拼音字母标识。

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(二)字序表。词序表由正式和非正式的主题词(词单位)、词的汉语拼音、词的类别号和引用关系四部分组成，有的词有注释。

(1)汉语拼音。注汉语拼音主要是按音排序，按音查词。 h

参照关系。参考关系有三种：等价关系、从属关系和关联关系。 等价关系是指两个或两个以上概念相同或相似的主题词之间的关系，也称代际关系，正式主题词用“Y”，非正式主题词用“D”；

从属关系是指概念上具有从属关系的主题词之间的关系。不同隶属关系的关键词用“f”“s”“表示”和“z”。“F”是下位词引导者，词后的主题词是下位词，用“.”表示和“.”。黑点的数量表示单词的等级，黑点越多表示单词越具体；“s”是上级；“Z”是族前缀的前导，带“*”。

关联是指主题词之间的交叉、对立、矛盾、对应等相互参照关系，以c为代表。 (3)附表。附表有三个，分别是：机构名称表；中文区域名称列表；世界各国和地区的名称列表。附表中的关键词与词序表中的关键词具有相同的效果。 4.公文关键词如何标引

(一)主题标引程序“三步曲”

第一步：复习文献，分析题目。首先通读公文，了解发文的主要内容和意图。一般来说，秘书人员阅读文件标题和索引主题词是一种常见的方法。如果文档的标题可以概括文档的主要内容，那么就从标题分析主题。否则就要从公文的内容来分析主题。其次，分析主题。首先看公文标题是单主题还是多主题。对单个主题进行标引时，使用多个主题词来表达同一个概念，而使用多个主题词来表达各自的主题概念。分析主题的重点是主题结构分析。也就是说，分析题目中的主成分和次成分以及它们之间的关系。

第二步：提炼和转化主题的概念。在分析了主题类型和主题结构之后，我们已经掌握了一个文档的所有主题概念。这些主题概念不需要完全索引，而是要提炼和选择。要对最重要、最具体的学科概念进行提炼和索引，摒弃一般的学科概念。 对于提取的公文，通过查找公文主题词汇，将真正有检索意义的主题概念准确、规范、科学地转化为主题词。查表查词的方式主要有：(1)直接查词，跟着表查，适用于分离出来的主题概念与主题词汇中的词一致或接近的情况。可以用拼音或者偏旁查找。(2)查看类别索引。主要适用于两种情况。第一，公文的主要内容集中在某一类。为了提高索引效率，可以先检查类别索引；第二，主题概念一时找不到合适的词，但是类别比较明确，也可以查一下类别索引。(3)检索词族索引。适用于搜索复杂主题概念，从复合主题的某个语素出发，克服了搜索复杂主题时确定词汇形式的困难。 第三步：记录索引、检查和验证。主题词转换成功后，按照《国家机关公文格式》的规定，将主题词标注在公文最后一页底部cc栏的左上角。标题之间有一个空字，没有标点符号，条目按照主体、概括性、空间、时间、语言等要素依次记录。 主题词标引完成前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容是：(1)主题概念是否精炼准确全面，有无遗漏；(2)主题词转换是否符合标准强度规则和组合规则；(3)同类型公文选择的关键词是否一致；(4)标引记录是否有遗漏。如果发现问题，及时纠正和补救。 (二)主题标引“三要素”

首先要准确，就是主题词的标引要r

第三，要专门化，即标引的主题词与公文主要内容的符合程度。一般来说，一个

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