怎样用word制作标准格式公文

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怎样用word制作标准格式公文

作为一名秘书，不仅需要能够起草出内容正确、表达简洁准确的公文，而且需要能够按照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999，以下简称《格式》）的要求制作出精美的标准格式公文。

如果使用方正飞腾、PageMaker等专业排版软件，制作标准格式公文是一件非常简单的事情，但是，现实情况是，在大多数的中小机关和企事业单位，并没有购买和安装这类专业排版软件，大多数的秘书人员也并不掌握这些专业排版软件的使用技巧。

那么，使用我们最常见、最常用的文字处理软件word能否制作出符合《格式》要求的标准格式公文呢？答案是肯定的。只不过我们需要提前掌握一些平时使用不到的有关word的专业知识。

一、与制作标准格式公文有关的word专业知识介绍 （一）字符大小的表示方法

在word中，单个字符的大小是用字号和磅数来表示的，也就是说，在word中，当我们需要设置某些字符的大小时，既可以在格式工具栏的字符大小设置框的下拉列表中选择某个字号，也可以直接在设置框中输入某个数值，来表示字符大小的磅数。而且输入的数值并不局限于下拉列表中列出的常用数值，而是可以输入一个介于1和1638之间的任意


值。

那么，字号和磅数之间是一个什么的对应关系呢？下表列出了word中设置的各个字号与磅数的对应关系。掌握了这种对应关系，我们就可以在需要的时候在二者之间相互换算。

了解了字号和磅数的对应关系之后，我们还需要了解的另一个问题，就是"磅"是一个什么样的度量单位？它和其他的常用度量单位比如"毫米"之间怎么换算？

"磅"是电脑系统中常用的一个度量字符大小和字距、行距的长度单位，它是英文"point"的音译，也可以意译为"点"，和我们平时见到的重量单位"磅"是两个完全不同的概念。

"磅"与"英寸"、"毫米"之间的换算关系是：1磅等于1/72英寸，即0.3527mm。

（二）汉字的形状及其变化

在电脑系统的字库中，汉字的形状都是正方形的，即每个汉字在版面中所占的位置都是一个高度和宽度相等的正方形区域。但是，根据工作的需要，我们可以通过相应的格式设置来改变每一个汉字的形状，使之变成高度大于宽度的纵向长方形或者是宽度大于高度的横向长方形。

设置的方法是，选中需要改变形状的字符，单击"格式"→"字体"，打开"字体"设置对话框，选择其中的"字符间距"选项卡，在选项卡中"缩放"后面的比例设置下拉列表框中选


择或者输入一个百分数，当选择或者输入的数值大于100%的时候，字形为宽度大于高度的横向长方形，当选择或者输入的数值小于100%的时候，字形为高度大于宽度的纵向长方形。也就是说，这个百分数就是字符宽度与字符高度的比值。

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