文件管理制度模板

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文件管理制度模板



1、目的

为规范公司文件管理，使文件的管理既高效又安全，制定本制度。

2、范围

适用于公司外来文件、对外资料及公司发文的管理。

3、职责

3.1 公司办公室（以下简称公司办）负责外来文件的管理存档以及公司红头文件的发放存档。

3.2 安全生产部负责安全类文件的接收、识别、办理以及整理归档。

3.3 财务部负责财务相关文件的接收、识别、办理以及整理归档。

3.4 能源环保部负责环保类文件的接收、识别、办理以及整理归档。

3.5 相关部门负责按要求配合承办以及对外报表、资料的上报与整理归档。

4、具体内容

4.1 文件管理的范围

本制度所指文件，系指外来函、电、来文、包括但不限于行政决定、司法判决、律师函件、科技局、专利行政管理部门来文等被动接收的文件、公司红头文件、会议资料以及对外提供的各类报表等。

4.2 外来文件

外来文件的处理过程：文件的接收、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办、回复、归档。

4.2.1 接收与登记。凡外来公司文件，由接收部门进行识别，需要上报的 1 日内上报至公司办，由公司办专员填写《公司电话记录》或《文件阅办单》。

4.2.2 拟办。拟定文件的分送与传阅范围，由公司办主任审批。

4.2.3 批办。来文如提出了办理问题的要求，需由总经理及以上领导确定承办部门及协办部门。

4.2.4 分发传阅。公司办专员于 4 小时内将领导审批后的文件复印件及阅办意见分发转交至相关部门传阅办理。

4.2.5 承办与催办。承办及协办部门应认真阅读文件，领会贯彻执行的要点，按要求完成承办任务。需外报材料的，部门主管审核本部门所填报资料，无误后发送至公司办。督查部门应对承办部门完成进度及完成情况进行督查。






4.2.6 回复。来文中提出需回复的，在承办结束后，公司办专员应向来文单位作出答复。

4.3 公司发文

公司发文的处理过程：拟稿、定稿、盖印、分发、归档。

4.3.1 拟稿。根据董事长安排，相关部门草拟文件，明确文件的标题及内容，要求重点突出、

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