关于集团内部发文格式规定

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项目部门名称 文档编号

人事部

HR-2018-001





备 忘 录

MEMORANDUM

致TO ：李 某——集团副总经理 日期DATE ：2018 年07月01日 由FROM ：李 某——行政人事部经理 页数PAGE ：共1页 附0页 抄报HI ：李 某——集团董事长 抄送CC ：各部门、各分店

□紧急 □请协助 □请批注 □请答复 ■请传阅（请选择你想要的内容）

事项SUBJECT ：关于集团内部发文格式规定

为规范公司内部公文格式，便于立卷、归档和检索，提高公司内部文件管理质量，提高集团内部工作的沟通协调力，现对集团发文格式作如下规定：

一、适用范围：

酒店管理有限公司各部门及各分店 一、行文名称：

备忘录，中英文格式不得修改 二、行文抬头说明：

1. 项目部门名称：字体：宋体小四号，具体名称标准见附文；

2. 文件档号：项目部门对应的编号－年份-三位数字的文件序列号（序列号以年

为单位，每年1月1日重新以001起编），如： 2.1 财务部文档编号：04-2017-002； 2.2 会展中心店文档编号：11-2018-001；

3. 致 ：填写发文所到最终文件审核人的姓名、职务； 4. 由 ：填写发文个人姓名、职务； 5. 事项：填写发文的核心内容；

6. 抄报：填写需上报的上级姓名、职务，抄报的数量应根据实际情况严格控制，

同时也要避免漏报现象发生。无则可不填；

7. 抄送：填写除主送及抄报的单位、部门或人员（上级、平级、下级）之外的需

要了解公文内容的平级和下级单位或部门。抄送的数量应根据实际情况严格控


制，同时也要避免漏送现象发生。无则可不填； 8. 日期：填写发文日期，日期格式靠右侧；

9. 页数：填写发文页数和附件页数，页数首字需与日期首字位置一致，如本文。 10. 台头最后一行（紧急、请协助、请批注、请答复、请传阅）的内容请根据实际

情况进行选择，具体使用功能如下：

10.1 紧急：指呈报后需要2个工作日内处理的文件；

10.2 请协助：指本案需要其他项目或部门支持，如有需要协助的工作，需详细

列明需要支持的项目或部门，并言明需要协助的具体工作； 10.3 请批注：阅读时在文中空白处对文章进行批评和注解；

10.4 请答复：用于上级单位对下级单位、平级单位或不相隶属部门的答复。复

函如属上级单位对下级单位所要求的的事项的答复，同时具有某种批复、批示的性；

10.5 请传阅：需要相关部门认真阅办的文件，传阅对象根据文件涉及内容进行

要求，同时要求该文件需做好签阅记录。

三、行文文本规定：

字体：宋体小四号，不得随意使用加粗字体，行距：1.5倍行距，格式可参照本文。当公文排版后所剩空白处不能容下签批栏的位置时，可采取调整行距的措施加以解决，务使签批栏与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

行文页面布局不得更改，上、下、左、右边距均为2厘米。 四、行文审批栏说明：

行文审批栏需清楚列明相关人员的职位、姓名，如本文最下方内容。

一般性文件必须具有“签发”及“审批”栏，如有中间审核部门，需增加“审核”栏。同一行审批栏，签署人一般为二人，最多不得超过三人；同一行审批栏如超过三人可继续在下方设审批栏，相关名词定义如下：

1. 签发：指文件发起人；

2. 审核：指文件发起后，需要在其中起审核作用的部门或者人员； 3. 审批：指文件最终审批人； 五、行文审批权限：

1、一般工作请示性质的发文由部门负责人签发，按《酒店集团审批流程通知》执行即可；

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