公文的版尾

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公文的版尾

公文正文之后的要素，就属于版尾部分，它包括附件说明，发文机关署名，成文日期，印章，附注，附件，抄送机关，印发机关和印发日期。

附件。公文如有附件，应在正文下一行加以标示，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。附件是相对公文正件而言的。

在内容上，附件是附属于公文正文的，它对正文中的有关问题起补充说明或参考作用；

在形式上，附件是公文的组成部分而不可随意与正件分开，有附件的公文，附件就同正件一起组成一份完整的公文。

附件说明则有助于附件的查阅与保护。有的公文之所以有附件，一是由于拟写文件要求篇幅简短，在公文的正文部分不可能将附件的内容都写进去，不然就造成正文砌材料，使篇幅显得冗长累赘；二是将必要的补充说明及参考材料附在正文之后，有利于强调这些文件材料的重要性，并有利于正文突出重点，以增强公文的表达效果。

公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上注明所附文件材料名称及件数。然后，在发文机关落款和成文时间之后或另起一页附上所列附件的材料。需要明确的是，附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，应在附件上标讽公文的发文字如正文的附件序号用阿拉伯数字，附件上却使用汉字；有的附件名有附件，而在附件中却未标“附件”字样；有的前后标识不一致,号。

目前，许多机关的公文附件标识不规范；有的在正文之后标了称有漏字、错字。对附件标注中出现的这些错误，思想上一定要高度重视。因为它将直接导致附件失去与正文同等效力的后果。

成文时间。成文时间是指公文形成的时间，是公文的一项重要丙容。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。如果公文没有成文时间，从某种意义上说就是一纸空文。成文时间要用汉字书写，年、月、日要写齐全，不得有任何省略，不得将阿拉伯数字与汉字混用。因为成文时间直接关系到公文的时效和日后对文件档案的查考问题。公文的成文时间有以下几种情况。

（1）在一般情况下，以领导人签发时间为准。即机关领导人在定稿上的签发时间，或在“公文拟制单”上批示签名的具体时间。

（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准，并加括号写在公文标题的正下方。如在《第五届全国人民代表大会第五次会议关于中华人民共和国国歌的决议》的标题正下方加括号注明“（1982 年 12 月 4 日通过）”字样，在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明“（1988 年 4 月 13 日通过）”字样等。

（3）规范性公文以批准时间为准。规范性公文的发布时间与实施时间不一致时，应同时注明施行时间。如《中华人民共和国国家货币出人境管理办法》是国务院于 1993 年1月 20 日发布的，自 1993 年3月1日起施行。又如《国家行政机关公文处理办法》是国务院 2000 年 10 月24 日发

（4）两个以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人布的，同时注明自 2001 年 1 月1 日起施行。L5）一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、的签发时间为准。

附注。附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事效力。


项加以说明。如“此件发至县团级”“此件可见报”等。公文的附注不是对公文的内容做出解释或注释。对公文的解释或注释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。附注应用圆括号括人，左空 2 字，标示在成文时间下一行。

（三）版记部分

公文的版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等项。

1.主题词。主题词是指能够准确表达公文主题内容，便于公文检索、查询的规范化名词或名词性词组。公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于公文管理的规范化、科学化。1985 年以来，中央、地方的党政领导机关逐步推行了各种公文按管理的新阶段。照统一的规范标注主题词的制度，这标志着我国公文已进入现代化现代电子计算技术的发展，为实现办公自动化提供了现实可能性。而公文主题词的应用，正是将大量文件资料存入计算机，建立文件数据库，实施公文的计算机管理的一项基础性工作。公文标注主题词，有利于公文和档案的管理，有利于提高计算机公文检索的

(1)公文标注主题词的作用是:

好地为社会主义现代化建设事业服务。 ①公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。主题词单个使用或几个并用，就能够比较精确地揭速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效应，使文书档案更印章的空示出该份文件主要包括了哪几个方面的内容。如《xx省(不得再采因此，各8000 多字，用了四个主题词——“机关公文规定人民政府办公厅关于印发公文运转规则的通知》，全文有通知”，就点明了该份文件写的是关于公文运转规则的内整性与法容。又如《xx公司关于印发公文管理办法（试行）的通知》，全文共 9000 余字，只用了三个主题词——“公文赔注意的管理通知”，这三个词就点明了该份文件是公文管理|公文的同住释一般相原在使用方面的内容。而公文标题则讲求结构完整，语法通顺，且字数较多，不可能像主词这样精练、简洁。如前面所述两份文件的标题字数都是二十多个字。有时公文标题不含内容，只有文种，如“通知”“通告”等。有的函件甚至一行。没有标题。有了主题词，就对文件起到画龙点睛的作用,文件所包含的主要内容也就一目了然了。

②公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检印发时间索、查询的速度，有利子提高整个机关的办事效率，尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显，主要表现如下:便于公有，是科学化。公文按(现代化实可能↓建立文标注金索的一是快。使用主题词，可以解决在记不住要查找的公文的发文字号和公文标题的情况下，凭借记住的大概内容，就可以很快地通过计算机检索把文件调出来。如要查找《国务院关于加强国有土地使用权有偿出让收入管理的通知》这份文件，如果忘记了公文标题、发文字号和发文时间，只记得是个土地使用权管理的问题，就按“国土”“使用权”“管理”主题词查找，就可将这份1989 年 5 月 12 日发出的“国发〔1989〕38 号”文件调出来

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