采购申请的流程及相关管理制度

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采购申请流程及管理制度

山东胜鑫集团

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一、申购制度

为了统一管理及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品等的购买和工程类项目的发包,须由各部门提出采购计划,填写《采购申请表》，并经各所属部门总监(总裁）审批后，移交行政中心统计汇总，编制《申购总清单》，交由行政总监审核后交由总裁和董事长审批，最终交由行政中心采购专员进行采购。

办公物品由财务负责管理,物品入库时需严格检查进货品种、数量、规格、单价、总额等是否与《申购总清单》相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的《采购申请表》或未办入库手续,财务一律不予报销. 1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种： 2、文具用品分为个人领用和部门领用两种：

a、个人领用：系个人使用保管用品, b、部门领用：系公司或部门共同使用用品，

3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准,并可随部门或人员的工作状况调整发放基准. 4、管理消耗品应限定人员使用,必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。

5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续,将剩余及列管办公物品一并缴回财务部。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购.

6、办公用品的申购应于每月25号前由各部门提交《采购申请表》由文员或内勤汇总。办公物品原则上由公司统一采购入库，然后由各个部门领取.如属必需品、采购不易或耗用量大者，由财务部酌量申购存库，如公司无法统一采购的急需品或特殊品,可经董事长同意后授权所需部门自行购买.

7、各部门可到总裁办领取《采购申请表》或表格电子档，于申购时填写或编辑打印并保存备案，由各部门自己管理，各部门人员领取时做好登记,严格控制办公物品的申购。

8、财务部另设《办公用品登记表》、《办公用品领用登记表》对库存办公物品的领用进行管理，并及时做好领用登记，以便统计消耗情况。办公物品严禁领取回家私用。

9、新进人员如需领用办公用品的,在符合领用条件的情况下，可先向文员领取办公必备物品,如另有需要可申请自行购买或于本月底统一申购.

10、行政中心采购专员工作要保证绝对的透明廉洁，不徇私舞弊。一经发现有不良行为，立即开除，且公司依法追究其个人民事经济责任。 二、申购流程

使用人员提出采购需求，并填写《采购申请表》,经所属部门总监（主管）审核签字确认→交行政办采购专员汇总，由行政中心做好采购预算后填写《申购总清单》→经有关领导审批后交由行政中心采购专员进行采购.

注:物品购置必须按流程办理,如无特殊情况不得擅自购买；否则，无审批的《采购申请单》的购回物品费用自理,公司概不报销!使用人必须办理领取手续，方能领取并妥善保管。

办公用品采购领用管理流程





提出采购需求

汇总需求计划 1

市场调查询价

行政总监复核

总裁审核


山东胜鑫集团



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附表单：

胜鑫集团公司采购申请单

申请部门： 申请原因: 1 2 3

















申请单号：

序号 物品名称 型号规格 数量



单位



单价





预算金额



总计：

申请人(签名日期)

部门总监（签名日期）

总裁（签名日期） 董事长(签名日期）

签字： 日期：

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