机关公文的种类及分类1

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机关公文的种类及分类 (一)机关公文的种类

根据国务院二OO0年八月二十四日发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定,机关公文共有13种。具体名称及作用见下表:

序号 种类 用 途

1 命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章:宣布施行重大强制性行 政措施;嘉奖有关单位及人员

2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变 更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项

5 通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。



6 通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

7 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代 表大会常务委员会提请审议事项。

8 报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

9 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

10 批复 适用于答复下级机关的请示事项。

11 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

13 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

(二)机关公文的分类

从不同角度,依照不同的标准,可以对机关公文进行不同的分类,常见的分类方法有以下三种:

1.按行文关系和行文方向分类按照机关公文行文关系和行文方向的不同,可将其划分为以下三种。 (1)上行文

上行文是下级机关向所属上级机关呈送的公文,主要有报告、请示、议案、上行的意见、请求函。 (2)下行文

下行文是上级机关向下级机关发送的公文,主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、下行的意见、答复函等。 (3)平行文

平行文是向同级机关或不相隶属机关送交的公文,主要有通知、意见、函等。 2.按秘密等级分类

按照秘密等级,可将机关公文分为绝密公文、机密公文和秘密公文。此外就是普通公文。 (1)绝密公文

绝密公文是秘密等级最高的文件,它反映的通常是党和国家的核心秘密。 (2)机密公文

机密公文是秘密等级较高的文件,它反映的通常是党和国家的重要秘密。 (3)秘密公文

秘密公文是标有秘密等级公文中,密级最低的文件,它反映的通常是党和国家的一般秘密,但其内容也不允许泄密。 3.按紧急程度分类

按照紧急程度,可将公文分为普通公文和紧急公文。紧急程度是根据机关公文发送和处理的时间要求而定的,紧急公文又可分为急件、特急件两种。

机关公文的行文规则

"行文"一词有两个含义。一是指写作时组织文字,表达意思。如"行文流畅"。二是指把文件发给某个单位或某些单位。本章所谓"行文"专指后者。

由于隶属关系和职权范围的不同,在机关公文中就产生了不同的行文规则。行文规则是机关公文行文时各机关单位应当遵守的原则、要求及注意事项。

(一)下行文关系行文规则

在下行文关系行文中,应遵守以下原则:

1.下行文关系的发文机关与受文机关之间虽然具有级别高低和职权范围大小的区别,但其行文关系成立的前提条件是必须存在隶属关系。否则,不能使用下行文。

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2.对涉及几个单位或部门职责范围事项的行文,行文前要做好行文协调工作,"部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。"防止给机关工作带来混乱。

(二)上行文关系行文规则

在上行文关系行文中,应当遵守以下规则:

1.请示只写一个主送机关,如果需要同时送其它机关,应当用抄送形式,但请示不能抄送下级机关。

2.除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送"请示"、"意见"和"报告"。3.报告中不得夹带请示事项。

4.受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。 5.各级机关一般不得越级行文。

越级行文的方式只能在下述情况下采用:

(1)发生严重自然灾害、战争或重大事故,来不及逐级行文。

(2)事关重大并经多次向直接上级机关请示而久拖不批。或者与直接上级机关之间在重大事宜上存在原则分歧无法办理时,可以越级行文。 (3)上级机关交办并指定可以越级上报的事项。 (三) 平行机关行文规则

1.根据行文机关之间的级别规格确定行文关系。 2.根据行文机关之间是否存在隶属关系确定行文关系 (四)联合行文的规则

1.联合行文的机关之间,级别必须相同或相近。

2.根据《办法》的规定:"同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。"

3.同级别的所属部门之间不能联合行文。党政机关之间不宜相互行文,特别是行政机关不能向党的机关发指示、发号令,党的机关也不宜直接向行政机关下文。如有特殊需要,党政机关可以联合行文,但贯彻处理时应按照党政机关的各自系统实施。

机关公文的格式

机关公文在长期的使用过程中,形成了一套完整、科学的格式。《办法》第三章第十条规定"公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。"撰写公文或印制文件时,必须严格遵守,不得自行其是。 按照传统习惯,人们把一份机关公文划分眉首、行文、文件尾三大部分。 (一)眉首

眉首又称文件头,位于机关公文首页上部,约占首页的三分之一或五分之三,用套红印刷,由发文机关标识、发文字号、份数序号、秘密等级、紧急程度、签发人、横隔线等要素组成。

1.发文机关标识 发文机关标识又称文件名称或文件机关名称。位于眉首部分正中位置,是固定用红色小标宋体字印制的版式。联合行文,主办机关排列在前,其它机关依次排列,或只用主办机关的发文机关标识。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范简称,不加"文件"二字。 2.发文字号

发文字号是同一年度机关公文排列的顺序号,由发文机关代字、年份、序号三部分组成,如"国发〔2004〕1号"。发文字号的顺序不能颠倒,联合行文,只标注主办机关的发文字号。发文字号的使用便于文件编码传递、归档存档、查阅处理。 下行文、平行文的发文字号位于发文机关标识之下,居正中。 上行文的发文字号位于发文机关标识的左下方,横隔线之上。 3.份数序号

位于眉首部分左上角最高部位,用阿拉伯数字顶格标注。标注份数序号的目的在于分清责任。 4.秘密等级和保密期限

这是为确保机关公文传阅时的保密要求而制定的。需要保密的机关公文,应根据其内容涉及党和国家秘密的程度,确定秘密等级。秘密等级分绝密、机密和秘密三个等级。绝密、机密公文应标明份数序号。

如需同时标识秘密等级和保密期限,要顶格标识在眉首右上角第一行,秘密等级和保密期限之间用"★"隔开,如"绝密★一年"。 在书写秘密等级时,外加方括号以示醒目,如[绝密] 5.紧急程度

紧急程度是对机关公文传递和办理的时限要求,以保证重要紧急公文及时处理。"紧急公文应当根据紧急程度分别标明„特急'、„急件'。" 紧急程度位于眉首右上角,"秘密等级"之下。 6.签发人

签发人是指代表机关核准并签发机关公文制发生效的具体责任者。“上行文应当注明签发人、会签人姓名。” 7.横隔线

横隔线是位于发文字号和标题之间的一条较粗的通栏红线,是眉首部分和行文部分的分隔线。党的机关文件横隔线中间加一个红五星做标志。 (二)行文部分

行文部分是机关公文格式中的主要组成部分,由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等构成。 1.标题

机关公文的标题,应当准确简要地概括机关公文的主要内容,一般应标明发文机关,并准确标明机关公文种类。发文机关、事由、文种是机关公文标题的三个基本要素。按照这三个要素是否完备及组合情况的不同,可以把机关公文标题划分为两类: (1)完全性标题

即具备机关公文标题三个要素的标题,如《国务院关于严格审批和认真清理各类开发区的通知》。 (2)省略性标题

省略性标题,即在标题组合时,省略发文机关或事由的标题。 有三种形式:

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第一种:省略发文机关,这是最常见的省略性标题形式。如《关于实行商品和收费明码标价的通告》。 第二种:省略事由，如《国务院公告》。 第三种:以文种为题。如《命令》、《公告》、《通告》。

使用省略性标题时应注意,"文种"是标题三要素中的常量,不可省略。

标题中除法规、规章加书名号外,一般不用标点符号。标题位于行文部分开首居中的位置。 2.主送机关

主送机关是指机关公文的主要受理机关。标注主送机关应注意以下几点:

(1)上行文只能标注一个主送机关,如果还有其它机关需要掌握有关情况,可以用抄送形式,但"请示"文种不得同时抄送下级机关。上行文的主送机关要写全称或规范化简称。

(2)下行文有专发性和普发性两种。专发性的机关公文是专门向某一个机关下发的,这种机关公文的主送机关也只能有一个,如"批复"。普发性机关公文的内容涉及面较广,因而要向多个机关下发,在排列主送机关名称时,不能一一注出,要确定一个合理的顺序,一般采用统称的写法,如"各区、县人事局"。

(3)公开发布的普发性公文和会议形成的公文,如"公告"、"通告"、"决定"、"会议纪要"等一般不标注主送机关。 (4)主送机关的称谓要准确科学,党政机关不能混用,机关与个人不能混用。 主送机关位于标题之下,顶格从左向右标注。回行时仍顶格。 3.正文

正文是机关公文的核心所在,是机关公文所要阐述的最基本内容。一份机关公文质量的高低,撰稿人的水平等都主要体现在这一部分。 正文的结构内容通常由开头、主体和结尾三部分构成。 4.附件说明

附件是附在正文之后,对正文内容起说明和补充作用的文字材料。机关公文如果有附件,应当注明附件顺序和名称。 5.发文机关

又称为落款或署名,在正文下方(如有附件,则在附件下方)右侧。发文机关名称应使用全称或规范化简称。单一机关制发的公文落款处可不署发文机关名称,只标识成文日期。联合行文,并列标注各发文机关名称,主办机关排列在前。 6.成文日期

即机关公文成文或生效的时间,用汉字书写,年、月、日三者俱全。确定成文日期,常规行文以单位负责人签发之日为准;会议通过的文件,以会议通过之日为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。 7.印章

印章是机关公文生效的标志。机关公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,应当加盖公章。联合上报的公文, 由主办机关加盖印章;联合下发的机关公文,发文机关都应加盖印章。

加盖印章要清晰、端正,不丢不漏。其位置一般在成文日期的上侧,会议通过的机关公文,成文日期标注在标题下圆括号之内。 印章要求上不压正文,下要齐年盖月。 8.附注

附注是机关公文需要说明的其他事项,位于成文时间下方左侧,顶格在圆括号内标注。 (三)版记

版记由主题词、抄送、印发机关、印发时间、印刷份数等组成。 1.主题词

公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词是代表公文内容特征,标示机关公文归属类别和文种的关键性词语。它由反映机关公文主要内容的规范化名词或名词性词组构成。标注主题词,为各类机关公文的计算机储存、检索及管理工作提供方便,为用计算机等现代化信息处理手段管理机关公文奠定基础。

主题词一般由3到5个词或词组构成,选用的词或词组要能够准确无误的概括出机关公文全文的内容特征、归属类别和文种。如《关于调整煤炭价格的通知》,其主题词是"煤炭调价通知"。其中"煤炭"一词表明机关公文的归属类别;"调价"概括全文内容特征;"通知"表明文种。 标注主题词应注意以下几个问题:

(1)熟练掌握主题词表。国务院办公厅下发的《国务院公文主题词表》规定了机关公文主题词的选词范围,多数机关公文主题词的词目均应选自主题词表。熟练掌握主题词表,能够迅速准确的选出适合表达机关公文主题词内容的词目。

(2)了解主题词的组成数量和排列规则。机关公文主题词一般由3~5个词或词组构成,以不超过7个,不少于3个为宜。主题词的词与词之间不是平行并列的关系。有的词代表的意思非常单纯,有的词则内容容量很大。要杜绝以分解标题的形式拟制主题词。 主题词位于文件尾部横隔线之上,由左向右排列。词目与词目之间空一格,不标标点。 2.抄送机关

抄送机关是主送机关以外的,需要执行或知晓的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。 抄送机关位于主题词之下,两条平行线之间,顶格标注"抄送"二字,后依次排列抄送机关名称。 3.印发机关

印发机关是指缮印、封发机关公文的具体办公部门。位于机关公文末页最下端,顶格标注。 4.印发时间

即机关公文缮印封发的时间,位于印发机关的右下角,要年、月、日俱全。 5.印刷份数

印刷份数一般位于抄送栏的右下角,或者在末页纸边缘线下,用圆括号括上。

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