企业公文处理工作中存在的问题和对策

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企业公文处理工作中存在的问题和对策

作者： 周寒晖

来源：《现代经济信息》 2017年第24期



企业公文处理工作中存在的问题和对策

周寒晖 中国建设银行宿迁分行

摘要：本文中，笔者根据自身丰富的银行管理工作经验，深入的研究了公文处理工作能够发挥什么样的效果，并将这项工作具有的问题以及处理方案进行了详细的研究及论述，希望能给相关从业人员以帮助。

关键词：公文处理工作；企业；问题

中图分类号：C931.46???文献识别码：A???文章编号：1001-828X(2017)036-00-01

一、做好公文处理工作起到的效果

对于国有企业的管理来说，由于管理的层级多且管理的半径大，所以优秀的公文处理工作能够帮助企业发挥更好地效果。这项工作可以帮助企业的各个部门进行高效的沟通交流，让企业的管理人员能够将指示快速的传达下去，可以为员工制定规范合理的管理制度。不过当前，我国许多企业还没有对公文处理工作重视起来，相关公文制度还不够成熟，笔者接下来将写下一些自己在这方面的想法。

公文处理的意义：

如果想要提高企业的管理水平，就需要做好公文处理工作。企业的管理人员一定要重视公文处理工作，如果这项工作做得不到位的话，各个部门的运转可能会脱节，并会导致企业总体效率的明显下降，严重的话甚至会导致企业整体管理出现问题，甚至可能出现经济上的危机，实体企业导致破产，银行出现大量坏账或不良贷款。如果企业对于公文处理工作能足够重视，并有着成熟的公文制度以及管理手段，就能够让企业整体的工作效率以及整体管理水平得到明显的提升，各部门也能进行更好地合作及沟通，让企业得到更好地收益。总而言之，企业是否能够得到良好的管理很大程度上取决于其自身的公文处理效果。

如果想要让管理人员的工作指示能够有效地传达给各部门的员工，就一定要做好公文处理工作。企业的领导人员通过会议来研究确定企业的发展方针以及各部门的职责和工作内容，然后以公文的形式传达给各部门，让各部门完成相应的工作，公文处理工作的意义就在于让企业的管理人员的指示能够快速的传递给下属部门，并且得到高效的执行。

二、公文处理工作中常见的问题

1.缺乏规范的格式

不具备规范的公文格式属于最为常见的一种问题。因为许多企业不重视公文处理工作，没有制定相应的规范格式，导致许多企业的公文格式不一，语句不够通顺流程，词不达意，公文的结构和逻辑混乱，这就可能导致公文无法发挥其效能。

2.缺乏规范的处理程序


进行公文处理工作的时候，有些企业为了减少工作量，对于公文处理所需要的步骤抱着能省则省的态度，这就会导致公文处理工作出现许多意想不到的问题。通常来讲，不正规的公文处理工作大概有以下两种：第一种，工作人员为了自己工作方便而省略了很多必要进行的步骤。正规的流程应该是先由相关部门确定好初稿，之后再进行核稿的工作，如果公文没有满足相关标准的话就需要进行修改，最后由管理人员审核确认，由公文秘书下发给各部门。因为工序比较繁琐，经常出现省略复审的情况。第二种，有些领导为了工作起来方便，没有对公文的内容进行仔细检验把关，有些领导甚至在下属起草的初稿直接签名后让工作人员将公文的内容发出去，这就很可能导致公文描述的内容有领导的指示意图不相符，给工作造成困难。

3.处理公文不及时

在进行公文处理工作的时候，最重要的一点就是要保障工作的效率，无论是国有企业或小型企业都面临过这样的情况，因为工作人员没有及时的处理公文，导致公文出现积压的情况，从而使得高层的指示或决策不能及时传达，企业整体的工作都受到影响。出现这种情况通常有两种原因，首先就是有些公文涉及到很多部门的工作内容，需要在各个部门协调的进行处理，如果有一个部门出现了工作失误的话，就可能导致公文处理工作无法顺利进行，导致公文积压。还有就是工作人员没有足够的重视公文处理工作，导致企业的公文处理工作的效率非常低下，导致公文被积压。

三、公文处理问题的应对对策

1.制定完善的公文处理体系

企业需要确定一个科学合理的公文处理体系，对于公文处理的流程进行规范，确定相应的审查标准，而且管理人员要确保相关制度能够有效地执行。特别要重视审查工作，进行审查的时候要考虑公文的内容是否传达了领导的思想，是否满足相关的业务标准，公文里是否有与法律法规相违背的情况，结构是否正确，逻辑是否严谨。在确定初稿的时候，拟稿人就要先尽可能地确保公文能够满足审查的标准，在确保公文无明显漏洞后，再进行核稿工作，核稿工作的意义就是保障稿件的质量。

在确保公文质量的前提下，还需要保障处理公文的效率，普通的公文需要在一周时间之内处理完毕，紧急的公文则需要在三个工作日内就处理好。如果效率过低的话，就会导致企业的管理工作难以顺利的进行，给企业造成损失。

2.加强工作人员的总体素质

如果想要提高工作的质量，就需要强化工作人员的综合能力，做好培养工作。要让工作人员有相关的责任意识，就需要强化思想方面的教育，而且还要对工作人员进行相关的实践操作的训练，提高其处理公文的熟练度，使其更有效率的进行工作，在完成培训之后，还要对工作

人员进行考核，根据考核的成绩进行相关的工作安排，这样工作的质量才能够得到有效的提升。

3.确定相应的考核制度

如果想要让工作人员更投入的进行工作，可以确定相应的考核制度。对于工作表现出色的人员进行奖励，对于消极怠工，工作出现错误较多的工作人员要进行相应的惩处，这样才能激发员工的工作热情，提高工作效率。

4.严于文稿起草，善于雕琢品质


结构安排好后，要按照要求开宗明义、紧扣主题、拟写正文。一是观点鲜明，用材得当。要用观点来统领材料，使材料为观点服务，做到材料与观点一致。二是语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。在写作过程中，既要“精于战略”，也要“娴于战术”，要尽可能排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。文章草就之后，则须一丝不苟进行字斟句酌。一是深入发掘主题。要切实深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换，尤其要注意看主题是否符合上级精神、领导意图和本地实际。要严格增删材料，累赘的要删剪，不足的要增补，过细的要浓缩，观点与材料脱节的，要调整或改换。

四、结语

总之，只要我们端正态度，从细微之处着眼，从不足之处弥补，在学习之中提高，在总结之中进步，在实践之中检验，办公室公文处理水平定会有质的飞跃。

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