公文写作的基本规律

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公文写作的基本规律



公文写作, 指的是公务文书的撰写, 也就是文件的起草或叫拟稿工作, 它是机关制发文件的第一个工作环节。在机关的全部 文书处理工作中, 公文的撰写工作, 比较收发、登记、打印、催办等工作来说, 往往需要经过周密思考和花费较多的精力与时间,尤其是一些重要的指导性的公务文书的撰写, 可以说是一项艰苦细致的创造性的脑力劳动。因此, 每一个从事公文写作的同志, 除要掌握公文的涵义、特点、作用及其名称、种类等知识外,还应掌握公文写作的基本规律, 以不断提高写作水平和工作效率。

下面我就简单谈谈公文写作的基本规律。 一、“言必知意”

公务文书是机关根据工作的实际需要为了达到一定的目的和意图而制发的, 因此, 公文落笔起草之前, 首先要明确发文的具体目的和意图, 也就是“知意”。这是公文写作的前提条件。古人主张写文章要“意在笔先”,“以文传意”。如果事先没有很好地弄清发文的目的, 没有很好地理解发文的意图, 就无法动笔。即便文件拟写出来了, 也会出现文不对题, 词不达意, 到头来还得费大力气返工修改。

要“知意”, 通常应当事先请示有关领导, 明确下面的几个意图:

、此次发文准备使用什么文种, 是拟写一个规定、办法, 还是写一个通知;

、要明确发送和阅读的对象是什么范围, 是向上级领导机关汇报, 还是向下级所属单位部署工作;

、要明确文件的主要内容是写什么, 若是汇报情况, 主


要应反映什么问题, 若是请示事项, 主要需要领导机关答复或解决什么问题;

、要明确发文的具体要求是什么, 是要求各级机关遵照执行, 还是要求知晓了解, 仅供参考, 等等。总之, 就是要明确这个发文想采取什么方式、对谁、讲什么问题, 具体要达到什么目的和意图。只有在动笔写作之前, 首先明确了发文意图, 写作时才能做到胸中有数, 才能得到事半功倍的效果, 这是一条不可忽视的前提和条件。

二、“言必唯实”

公务文书与文学作品不同, 撰写公文不能像作家进行创作那样, 可以塑造典型人物, 虚构情节。公务文书作为机关办事的依据和推动机关工作的重要工具, 要求公文的内容必须从工作的实际情况出发, 讲究实事求是, 这是公文写作的质量保证。例如: 撰写向上级领导机关汇报工作情况, 反映问题的公务文书, 必须如实地全面地反映实际情况, 有一说一, 决不能弄虚作假, 任意夸大, 也不允许报喜不报忧, 掩饰工作中的缺点和错误。如果不“唯实”而“唯虚”的话, 执行者在执行中就会出现偏差, 这不仅会给工作带来困难, 更重要的是将影响发文机关的形象, 削弱其号召和凝聚力。

三、“言必有度”

“言必有度”, 指的是公文写作必须符合党的方针, 政策和国家颁布的法律和行政法规, 决不可超出政策法规的界限, 做到不走样、不超权、不越级, 有“法度”。公文写作必须准确无误地传达党和国家的方针、政策, 与上级精神保持高度一致。同时, 撰写公文要注意政策的连贯性和上下左右的关系, 不使公文发出后出现前后矛盾, 互相“打架”的现象。还要掌握分寸, 按照本单位的职责范围行文, 不超越职权行文。总之,

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