文件管理规定

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文件管理规定

A、目的

为了规范对公司文件的管理，充分发挥文件的效用，消除文件管理工作中的隐患，使文件拟定、传阅、审批、存档各个环节工作有序开展，特制定本制度。

B、适用范围

各部门、分（子）公司 C、内容

第一条 文件拟定

严格按照公文写作规范拟定公司需要的各种文件，做到格式严格、主题鲜明，内容完备、表述简明。 第二条 文件传阅

1. 上级有关部门发来的文件，行政部总监签署传阅范围和意见后，由行政部专人呈送相关

领导传阅。

2. 严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度，对于内容涉密的收文，其传阅范

围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。

3. 按照合理的传阅顺序组织传阅。收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和

急用先阅的原则进行。对于阅件，其传阅顺序为：主要领导→主管领导→其他领导→部门领导；对于办件，其传阅顺序为主管领导→部门领导→主要领导→其他领导。 4. 坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文，采取轮辐式传阅（分传）的方法进行，对于

特急件或绝密件，则采取专人传送的方法。

5. 提高阅文周转速度，防止积压。在收文传阅过程中，机要文件要注意做到“勤送、勤取、

勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅断线。

6. 严格登记手续。对于传阅的文件和内部资料要进行严格的登记，掌握文件和内部资料的

行踪。机要文件要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存，杜绝文件、内部资料失控或下落不明的情况发生。 7. 切实做好传阅过程中的保密工作。


第三条、文件审批

1. 严格审批程序。各部室递交的文件必须先经所在部门领导审阅通过并签字，分（子）公

司递交的文件必须先经所在部门领导、所在公司总经理审阅通过并签字后，递交总公司行政部，行政部总监审阅通过并签字，递交公司总裁审批。 2. 严格控制审批时效。 第四条、文件存档

1. 集中管理。公司的重要件由总公司行政部集中统一管理

2. 分散管理。相关专业性档案（已交行政部存档的除外）分别由有关部门管理（如市场部、

项目投资部、财务部、景区分公司部分台帐、资料等），以便于及时利用，维护档案的完整与安全。

3. 集中与分散双重管理。企划部的影像资料、活动台帐；市场部的线路协议等合同；采购

部的采购合同；项目投资部项目资料、图纸及证件；财务部保单合同及凭证；分（子）公司重大合同由总公司行政部进行双重存档。

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