电子文件管理工作指引

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坪地偉達電器製品廠

编码：WI-SD-006

版本：1.1

電子文件管理工作指引

生效日期：10/11/2003 第1页 第2页

1．0目的

规定电子文件的管理办法，使其适宜、充分和有效，防止信息泄秘和擅自修改和传递，确保相关

电子文件安全和管理有所遵循。

2．0范围/定义

2．1电子文件——存储在本公司计算机（电脑）内的与质量有关的文件和信息。重点指物统类、

工程技术类及商业秘密类。

2．2相指引适用于公司计算机内的电子文件。

3．0权责

3．1电脑使用者之批准——部门负责人。 3．2数据更改之批准——部门负责人。

4．0步骤

4．1使用者识别

4．1．1电脑实行专人专用，通过密码方能进入各自的电脑或电脑系统。 4．2电子文件输入/输出

4．2．1电子文件的输入/输出，由电脑使用人按照规定的要求操作。

4．2．2依据工作需要打印或拷贝时，必须依照《文件控制程序》执行，任何人不得擅自拷贝或

打印文件。

4．3电子文件更改

4．3．1由专人通过密码，根据批准后的文件，更改计算机内之电子文件并标识更改后的新日期。 4．4编码原则和版本管理

凡属于质量管理体系范围内的电子文件编码原则遵循《文件控制程序》；其他电子文件依照各使用部门的实际情况，由部门负责人或授权的操作者自行管理。 4．5电子文件管理

4．5．1对属于经常变动且需打印发放的质量管理体系类文件应形成《电子文件目录》。对于存

有重要信息的电脑要指定专人负责，并建立《计算机清单》。

4．5．2电子文件和相关信息，需要变为纸质文件或记录时，其受控发放、回收、修改、作废等

遵循《文件控制程序》。

4．5．3同一个纸质文件与电子文件具有同等效力，等同使用。

4．5．4发放各类文件的电子版本时，可不加盖“受控文件”印章。但打印纸质文件发放时，必

须经过审批，并让收文件者在原稿上签收。

4．5．5凡属受控电子的文件或电脑，均需设置访问密码。

5.0电子文件安全管理

5.1 安全保密规定

5.1.1电子文件（工程技术资料、物统资料等）是公司机密，未经批准，一律不得泄露，违者须对由此引起的一切后果负责。



编写：林 华

审核： 批准： 受控印章：


坪地偉達電器製品廠

编码：WI-SD-006

版本：1.1

電子文件管理工作指引

生效日期：10/11/2003 第2页 第2页

5.1.2未经批准，不得接受非工作人员委托代查公司的电子文件，经批准接受非工作人员委托代查的必须经过上一级主管或经理批准方可。

5.1.3本公司内部查询的电子文件，一般只在计算机上观看和使用，如需打印成纸张资料，在使用完毕后若无保存的必要，必须销毁，以免资料外泄。

5.1.4部分电脑是公司重要的信息保存和处理所专用的，电脑操作者必须严格按程序执行，不得私自委托或把自己的密码交由他人代为开机和进行有关计算机资料处理操作。防止重要信息资料的泄露。如发现密码泄密出现事故的，追究操作员的责任。

5.1.5电脑操作者应严格按规定权限操作，对重要的计算机应加设操作密码。对建立在本电脑内的重要资料档案要妥善保管，以防破坏。废弃的打印纸及磁介质等，应及时进行销毁。

5.1.6严禁操作员离开工作台后终端仍然保留电脑系统登录状态。在临时离开工作台时，将终端退到待注册画面，下班时一定要关机。 5.1.7 操作员调离岗位或离职时，要及时注销其使用的用户口令，并禁止使用该用户访问数据库或服务器。

5.2计算机用户使用权限管理

计算机用户使用权限由经理授予；各重要电脑操作人员应由上一级主管或经理指定。 5.3 计算机病毒处理

5.3.1对新购进的计算机软件，需进行病毒检测后，方可安装运行，警惕病毒的侵害。 5.3.2未经检测的软盘和数据一律不准在存有重要资料的电脑上运行；不准在计算机上进行电子游戏。

5.3.3电脑操作员应定期检查，操作员在日常运行过程中发现病毒应及时杀毒，不能即时处理的应立即停机，并及时报告，由相对专业人员进行病毒清除或做相应处理。 5.4电子文件备份

5.4.1一般应采用手稿、电子文件、打印原件三者并存的备份形式，对于一线操作者在每项工作完毕后，应做好相应的简单保存工作。

5.4.2上一级主管或经理应对备份工作实行监管，并根据实际工作需要采取必要的备份措施。

6．0支持文件

6．1《文件控制程序》 6．2《记录控制程序》

7．0表格信报表的签批

NO 1 2



表格文件名称 电子文件目录 计算机清单 签批 经理 经理

编写：林 华



审核： 批准： 受控印章：

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