高校学籍档案管理中存在的问题及其措施

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高校学籍档案管理中存在的问题及其措施

作者：黄华

来源：《科技视界》 2014年第32期



黄 华

（南京师范大学泰州学院，江苏 泰州 25300）

【摘 要】学籍档案管理是高校档案管理工作的一个重要组成部分，真实记录了学生在校期间的各项活动。就目前高校学籍档案管理中存在问题，提出几点应采取措施，以便改进和加强高校学籍档案管理工作，逐步实行学籍档案管理的规范化和现代化。

【关键词】高校学籍档案；存在问题；应对措施

在高校教学管理工作中，学籍档案管理工作至关重要。它是学生身份的真实体现和学生整体素质的完整反映，也是社会和用人单位选拔人才和评价人才的参考依据。学籍档案主要包括：（1）高中学籍表；（2）普通高校招生考生报名登记表、考生成绩表、考生体格检查表；（3）高校学生学籍登记表；（4）高校毕业生登记表；（5）学习成绩单；（6）学士学位申请表；（7）教育实习鉴定表；（8）毕业论文（设计）考核表；（9）毕业资格审批表；（10）教师资格审批表；（11）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学等学籍变动情况登记表；（12）党团组织材料及奖惩材料。学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分重要。

１ 目前高校学籍档案管理中存在的问题

１.１ 收集整理等方面管理不到位、缺乏规范性

由于部分高校在学籍档案管理方面缺乏具体规范的标准，因而在收集、整理、归档、鉴定、保管等各方面的规章制度不尽完善，造成学籍档案杂乱、堆砌，缺乏规范性。具体表面在以下几个方面：

１.１.１ 在学籍档案的收集方面

目前多数高校不仅教学形式多，而且教学课程多样化，造成学生学籍档案的多样性和复杂性。这样，就大大增加了学籍档案收集工作的复杂性，影响学籍档案的齐全、完整。有的档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档。因此，档案材料需要填写的内容，是经过多年档案管理实践总结出来的，都有一定的使用价值，因此，在材料填写时必须逐一填写，不能图省事，否则即使是部份档案不全，也会给实际工作带来困难，甚至造成因档案内容不全而贻误事情的后果。如某校毕业生王某，在毕业生登记表上填写的是“党员”，正好某用人单位也需要一个党员的毕业生，但档案里一查没有党员材料，经了解原来党员材料没有及时归档。诸如此类的档案材料不归的现象，不仅给毕业生就业造成人为障碍，也会使具有保存价值的档案材料遗失。

１.１.２ 在学籍档案的整理方面

高校一般都有多个二级学院，各二级学院对学籍档案管理的标准不尽相同，对学籍档案的整理不够规范。




１.１.３ 在学籍档案的鉴定方面

由于学生学籍档案都是在各二级学院形成，然后再移交学校档案室（馆），各学院在档案

标准制定、重视程度方面都不尽相同，造成对学生学籍档案鉴定工作方面比较混乱，标准不一。

１.１.４ 在学籍档案的保管方面

由于学生学籍档案在各个二级学院的保管时间不等，有些二级学院很难做到专人保管，学籍档案得不到科学有效的管理和保护，造成档案纸张发霉、发潮、泛黄，乃至破损，学籍档案的物理实体安全得不到保证。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，但常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。

１.１.５ 在学籍档案的编目、检索方面

学籍档案的编目、检索工作一般都是由校档案室（馆）负责，但由于各二级学院移交的学籍档案规范程度不同，在些基础上进行的编目、检索工作，显然难以卓有成交。

１.１.６ 在学籍档案的统计、开发和利用方面

学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责，其中一部分高校提供学籍档案利用方式是到校档案室（馆）进行手工检索，提供利用的效率不高，费时费力，加上学籍档案管理缺乏统一标准，档案资料杂乱无序，查找相当困难，有时花费很长时间也不一定能找到。

１.２ 档案转递环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”的等情况

学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人—学校收发室—学校各院（系）、部—学校档案室—机要邮寄部门—地市级教育局（人事局）—县级教育局（人事局）—就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

２ 加强高校学籍档案管理应采取的措施

档案的完整性、准确性、真实性是档案的基本属性和特征，而只有利用真实可靠的、质量较高的档案才能产生影响，收到效益。如果档案质量低，缺乏起码的完整、系统、准确性，其利用价值就会大打折扣，甚至根本没有利用价值。可见档案的质量是档案利用价值的重要基础和关键性因素。

针对学籍档案管理中存在的问题，提出以下几点应对措施，力求有助于加强高校的学籍档案管理工作。

２.１ 增强档案意识

首先，加强《档案法》和《高等学校档案管理办法》宣传。国家教委在《高等学校档案管理办法》中也强调，“各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中”从而将高校学籍档案从法律和法规上纳入国家、社会和学校管理范围，体现了高校学籍档案工作的重要性和社会性。增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误认知，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，


真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。其次，领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，定期或不定期的对学籍档案进行检查，还要对档案管理人员工作给予积极的肯定，并提供有力的支持。

２.２ 建立健全收集与补充制度

明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度，确保档案收集补充制度化、规范化。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。同时要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

２.３ 加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质

档案管理人员是学籍档案管理的直接参与者，其素质高低与否直接影响学籍档案管理工作的效率。高校的档案管理人员一定要“以身作则”，切实做好学生信息的搜集、整理、归类、与利用工作，履行自己的职责。档案工作的职业决定了档案管理人员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就是要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。

２.４ 加快步伐，高起点地实施学籍档案现代化管理

现代化管理手段是实现高校、准确、公平、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着学校规模的扩大，招生专业和学生人员的增加，校际间的合作越来越频繁，原有的管理模式无法保证工作顺利进行，应借助计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中，将学生在校几年间的各类信息汇总起来，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过校园网直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

随着社会主义市场经济日臻完善和高校教育改革的不断深化，对高校学籍档案工作也提出更新、更高的要求。高校学籍档案管理对高校的发展具有重要的作用，因为它为学生的未来发展提供必要的参考信息。未来学籍档案管理可能会朝着标准化、自动化、智能化的方向发展，所以作为高校档案管理人员要紧跟步伐，及时获取最新的档案管理信息，做好学籍档案管理的创新工作。

【参考文献】

［１］王栓勋.从学籍档案形成特点看学籍档案科学管理[J].宝鸡文理学院学报，2006，26（4）：121-123.

［２］赵治军、韩丽君.对高校学籍管理改革的若干意见[J].太原理工大学学报:社会科学版，2006（1）.

［３］包世同.学校档案管理基础[M].南京大学出版社，1991.

［责任编辑：曹明明］

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