公文写作的注意事项与原则

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公文写作注意事项与原则

一、 公文写作注意事项











（一） 标题 公文的文种切记不能混用

1、 在标题中最常见的是文种使用的错误，其中最多是把“申请”当作“请

示”，把“汇报”当作“报告”。

2、 规章制度类标题，建议《关于印发xxx的通知》，而不是《关于下发XXX

的通知》 。

3、 标题一般不加标点符号除了某些特殊情况，如引号套用引号，书名号套

用书名号等。

（二） 正文

1、 正文提到撰写文件的时候需要引用文件，正确的引用应为“公司市场部《关于xxx的通知》（国发【2009】X号）”。注意各部分的位置，六角括号的用法，方括号、圆括号等是否使用准确。注意；“国发”这个词，公司不能使用。

2、 若引用文件标题中还含有文件小标题应为《关于转发集团公司<关于XX的通知>的通知》 。当书名号中套用书名号时内部的的书名号引用为当

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书名号，同样的道理双引号的使用也如此，公文的终极目标：为了更好的沟通，同时也是重要的沟通意义。

3、 表格、图形等尽量不要在公文中出现，可放入附件里。

4、 正文的措辞要得体，感情中立不宜使用语气词或感情色彩较浓的词语，结束时使用的标点符号一般为句号，不宜使用叹号、问号。 5、 落款时应为大写汉字，如二零一二年六月八日。





二、 公文写作的基本原则

1、 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定。 2、 情况属实、观点明确、结构严谨、条理清晰、字词规范。 3、 人名、地名、数字、引用使用准确无误。

4、 结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”，公文的层次序数一般为4层“嵌套”。

5、 用词用字准确规范。注意简称的使用，使用其外文名或缩写时，应在首次出现时注入中文译名。 6、 特殊词语的选择：

截止VS截至：“截至”后面往往根有时间宾语，当“截止”后有“到”“至”等字时，两者完全一样。制定VS制订：“制定”后可以加“了”，强调的是结果；而“制订”不行，它具有“拟定”的意思强调过程的“定本”。

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7、 常用的事物和概念的特殊表达要求：

时间的表达准确，空间的表达准确，数量的表达（倍数、分数、以上），反复审核，精选数字切忌过于繁琐，加强分析避免凌乱堆砌，规范使用避免产生歧义。 三、 公文的写作程序

1、 在确定主旨

自我提问：写什么（what）、什么目的（why）、什么样的文本（which）、给谁看（who）、要求对方怎么做（how）。明确文书主旨（4w 1h）. 2、 资料的收集：需要收集哪些资料信息，有哪些收集的渠道，怎样收集，

达到什么目的。 3、 拟定提纲 4、 起草正文 5、 反复检查 6、 提交阅读

四、 公文写作小结（结构用语）

1、 开头语：用来表达行文目的、原因、伴随情况等。 2、 结尾用语：为要（盼）、特此通知（报告）等。 3、 过渡用语：对、因、据、此、鉴于、总之等。 4、 经办用语：经、已经、业经、兹经等。

5、 称谓用语：包括第一人称（我、本）、第二人称（你、您、贵）、第三人

称（他、她、它）等。

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