公司文件编号规定

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公司文件编号规范



为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。



一、文件编号结构

1. 文件编号由四部分组成,每部分之间用“—”连接。

第一部分：表明发文机构 第二部分：表明文件的密级程度

第三部分:表明文件的属性，即文件的类型及当年文件发文的顺序号。 第四部分:表明文件的状态,即反映对原文件所作的修改.

2. 各部分表示方法 1) 第一部分：发文机构

发文机构

Administration Dept 行政部 Lab 实验室 Sales Dept 销售部

Logistics / Customer Service epartment 物流/客服部

表达符号 AD L SD LCS



2) 第二部分：文件的密级

密级表达符号 R。01 R.02 R。03 R.00

3) 第三部分：文件类型



类型表达符号

文件类型

说明

重要会议讨论提纲或草案文件

搜集的有参考价值的市场信息、政府政策等

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控制发放和使用的范围 限于高层管理人员 限于中层以上管理人员 限于涉及的某个人或某部门 无任何限制

特别说明 董事会、总经理 部门以上经理

CRP。文件关键词 会议室文件 INF.文件关键词

资料性文件




RUS。文件关键词 规章制度和决议 SR.文件关键词 WP.文件关键词 DH．文件关键词

4) 第四部分：文件状态

状态表达符号 Add。版本号 Corr。版本号 Rev.版本号

版本号的使用:

第一版（原件)用Rev。1。0表示

文件状态 增编 更正 发布 会议简要记录 工作文件 公司大事记

发布的规章制度和会议决议 重要会议的会议纪要 工作流程和规范

公司的重大活动及重大事项的编撰

说明



新发布或取代已发放的文件

对第一版进行细部调整用“状态符号1.1 / 1。2 ……”表示 对第一版进行结构修改用“状态符号2。0 / 3.0 ……"表示

举例：管理部IT部门发布的计算机使用管理办法（第一版）

文件编号:M— R.00— RUS.计算机管理— Rev1.0



二、文件表头

公司文件统一使用下列表头,其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……,待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用第一条中密级表达符号表示。



文件类型 批准人



保密等级 审核人



文件编号 编写人



日期



□报送： □发送: □传阅：





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