公文撰写基本规范

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公文撰写基本规范



一、公文的种类与标题

公文种类简称文种。主要有命令、决议、指示、公告、通知、通报、报告、请求、批复、函、意见、会议纪要等。这些文种按行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：

上行文：下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

平行文：平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

下行文：上级机关对所属下级机关的发文，如决定、指示、公告、通知、通报、批复等。

公司使用频率较高的文种有：请示、报告、通知、通报、批复、函、会议纪要等。

注意：向上级单位发文须用报告、请示等上行文，一般情况下，需要上级单位回复批示的采用请示，只需上级了解而不需回复的采用报告。

（二）公文标题必须明确体现文种。

1.标题采用“关于××××的报告”等形式，标题最后几个字体现公文的文种，不要用“关于××××的情况（报告）”、“关于××××的说明”等没有明确文种的不完整的标题。

2.公文种类要清楚，不要出现“请示报告”之类错误用法。

3.请示遵循“一文一事”的原则,不要一份文件请示多项无关联的多件事。


二、主送单位

上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关。

下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。

注意：县公司向市公司发文时主送单位为“漳州分公司”或“市公司”，县公司党支部向上级（市公司）发文时,主送单位为“市公司党委”。注意不要写成“漳州分公司（或市公司）XX部”。市公司向上级单位发文亦然。

三、公文格式注意事项

（一）正文字体用仿宋GB2312三号；正文行间距用固定值26磅，字符间距加宽0.5磅。

（二）每段首行缩进2字符，首行之后各行顶格；尽量不要使用电脑自动排序，以免造成格式混乱。

（三）正文中不要采用彩色字体和带色彩表格，尽量不用加粗、黑体、斜体等字体。

（四）内容过多或图表过多的内容可作为文件附件，大型表格放在附件中。

（五）附件要在正文后注明，注明附件的文字与正文之间空出一行，且每行与正文一样缩进2字符；附件较多时用“附件一：”、“附件二：”、“附件三：”等排序，附件一般不用书名号，每行末尾不用标点。

（六）由于OA公文模板将自动生成发文单位和发文时间，正文最后不要写发文单位和时间，以免重复。

四、其他规范要求

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