关于合同管理制度的补充规定(财务与合同管理部制定)

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关于合同管理制度的补充规定

为了减少重复审核，提高办公效率，财务与合同管理部合同管理员在审核后的合同原件上加盖审核章。现对加盖审核章要求及加盖审核章合同的备案与归档作补充规定。

1 加盖审核章的要求

1.1财务与合同管理部合同管理员在收到合同发起人的合同原件和洽谈记录表时，审核洽谈录音、合同审查表的附件与合同原件内容是否一致，审核通过后加盖审核条形章，并在审核条形章空白处手写填制编号和姓名（内部编号+审核人姓名首字母），主要有以下两种情况：

1.1.1对方已盖章的或审核完以后邮寄到对方盖章的合同，财务与合同管理部合同管理员在洽谈记录表盖审核章、叁份合同原件上盖审核章，并填编号和姓名。剩余合同原件上只盖骑缝章，合同单页的可以合起来盖一个骑缝章。

1.1.2未收到对方盖章的或是还需要对方审核的合同，财务与合同管理部合同管理员在洽谈记录表盖审核章、一份合同原件上盖审核章，并填编号和姓名，然后到综合部档案室盖章。

合同发起人在收到对方盖章后的原件后，持第一次盖过审核章的合同到财务与合同管理部合同管理员处办理完成审批手续。财务与合同管理部合同管理员审核是否与原审批合同一致，审核通过后三份合同原件上盖审核章，并填编号和姓名。剩余合同原件上只盖骑缝章，合同单页的可以合起来盖一个骑缝章。

综合部档案管理员要将第一次审核盖章的原件收回，见到财务与合同管理部合同管理员加盖的审核章后，综合部档案员给予办理完成盖章手续。

1.1.3审核的合同原件必须都为电子文档，包括工期、价格、签订时间或是其它需要约定条款，不允许手工填写。如果遇特殊合同，有手写条款的，必须在审核合同原件时填写完整，财务与合同管理部合同管理员在重要条款上加盖审核章，重要条款包括但不限于价格、结算方式、时间、附加条款。 1.2补盖审核章的相关规定

1.2.1合同经办人丢失只有我公司盖章的合同，需要提交书面材料，部门领导签字后给予办理，补盖审核章的手续，财务与合同管理部合同管理员在盖章空白处按原审批编号进行填写，并填制补盖时间。

1.2.2合同对方经办人遗失合同，需对方出具书面资料，并加盖对方单位章给予办理，补盖审核章的手续，财务与合同管理部合同管理员在盖章空白处按原审批编号进行填写，并填制补盖时间。

1.2.3合同方申请需要修改合同条款，没有造成公司利益的损害，或是因主体单位发生变化需要重新变更主体时，需要对新的签订主体进行审核，合同发起部门提交书面材料，财务与合同管理部合同管理员根据新提供的合同与原审批合同进行核对，实际情况


与书面材料说明相符给予重新审核，并在原合同审批表中批注修改内容并签字。合同中重要条款有调整的必须作废，重新走合同审批流程。

1.2.4综合部档案管理员见财务与合同管理部合同管理员加盖的审核章后，给予办理盖章手续。

2合同原件的备案与归档

2.1加盖审核章的合同原件对方留存一份，公司留两份，其中一份综合部档案室归档，一份财务核算部作为记账依据，剩余合同份数，根据合同要求部门留存或是提供对方。

2.2合同经办人提前与对方沟通好，要将加盖公司内部审核章的合同原件邮寄回公司两份。

3考核规定

3.1财务与合同管理部合同管理员未按照要求加盖审核章的，每发现一次考核50元，连带考核部门负责人25元。

3.2综合部档案管理员要将第一次审核盖章的原件收回，见到财务与合同管理部合同管理员加盖审核章后，综合部档案管理员给予办理完成盖章手续，未按要求盖章，每发现一次考核50元，连带考核档案分管主管25元。

3.3综合部档案管理员和各公司会计未按照要求备案与归档，每发现一次考核50元，连带考核分管主管25元。

3.4合同经办人丢失只有我公司盖章的合同，未对公司造成损失的，考核合同经办人100元，连带考核部门负责人50元。给公司造成损失的，考核合同经办人公司损失金额的7%，连带考核部门负责人3%。

3.5马军峪公司合同审批以合同审批流程中的合同附件为依据，不按上述规定执行。需要马军峪公司综合部档案管理员在盖章前，审核合同原件是否与合同审批流程中的合同附件是否一致，一致后方可盖章。如未按要求审核，造成盖章原件与原审批合同原件不符，未对公司造成损失，考核马军峪综合部档案管理员100元，连带考核档案分管主管50元。如造成公司损失，根据责任原因按照损失大小承担相应的损失。

以上补充规定，从2017年12月2日开始执行，解释权归财务与合同管理部。

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