公司文件命名规则_20190108_V1.0

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XXXXXXXX有限公司 LOGO 公司红头文件编号管理规定

编号：***-ZCB-ZD-004

《公司文件命名规则》

一、 目的

对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、 适用范围

XXXXXXXX有限公司范围内所有文件 三、 命名方式

1、文件命名规范

命名结构：项目简要说明+部门+文件作者+日期+版本号.文件后缀 例如：2018年部门年终总结_财务部_小梦_20181210_V1.0.pptx 文件名称由五部分组成：

第一部分为阐述文件主题，观其名知大意；第二部分为文件作者所属部门；第三部分为文件创建者；第四部分为当前文件的日期（长时间格式）；第五部分为文件阶段标识，用于版本管理；公司层面的文件不需要添加部门和作者，文件后缀不需要写。

2、文件夹命名规范 根据职责、内容、属性等进行分类，所有文件夹名称字数统一，按照重要性用1、2、3、…进行排序。



项目类文件夹命名结构：文件夹名称+开始日期+结束日期

例如：****_Project_20180421_ 第二个下划线后为空，等待工作结束后添加结束日期即可。

3、GTD思想指导下的文件命名

为了更好的整理自己的文件，可增加几个特殊的符号，用于标识不同状态的文件： 3.1、 ！（叹号）——标注重要的文件或者文件夹 3.2、 #（井号）——标注等待处理的文件或者文件夹 3.3、 @（@号）——标注正在处理的文件或者文件夹 对那些处理完毕的文件，应该放在合适的文件夹当中，因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用，是作为文件命名的首字应用，如此一个文件夹中，标注特殊符号的文件会排列在一块，查找和使用起来会比较方便。 四、 版本管理

在编各种文档时，我们一般均要进行多次的修改，这样就会出现不同的版本，一般情况下不要将旧的版本删除，而是编好相应的版本，均进行保留。在未正式成稿前，可以在文件名之后标上V0.1，V代表version版本，0代表这是草稿，.1代表这是草稿的第一版，如果草稿做了修改则为V0.2，依次类推，到了正式发布的第一版则为V1.0，发布后再改，小的改动我们可以在小数点后加，如V1.1说明正式发布版本有了较小的改动；大的改动可以在小数

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XXXXXXXX有限公司 LOGO 公司红头文件编号管理规定

点前加，如V2.0则说明比V1.0有了较大的改动。 五、 规范的意义

1、沟通的需要

让接收方一眼明白文件的主题

这一点特别是在给同事发邮件的时候显得特别重要，对方可以在不下载文件并打开文件就能够知道文件大概内容，节约对方时间。

2、索引的需要

方便快速检索到所需要的文件

windows电脑自带的搜索工具以及市面上常用的检索软件（如Everything）都是基于文件的名称，无法检索到文件里面内容。为了能够使用上述工具快速定位到所需的文件，规范的文件命名就显得尤为重要了。

3、回溯的需要

区分版本并随时回溯到以前的版本

错误示范：XX终稿、XX终稿最终版、XX终稿最终绝不修改版 ....

XXXXXXXX有限公司

2019年1月10日



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