企业工厂通用邮件书写及规范制度范文模板

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1、目的

xxx有限公司

邮件书写及规范制度

为统一邮件文化，提高办公效率，提升内外形象。

2、适用人群

金山办公软件有限公司全体员工。

3、标题规范

邮件标题采用“请**接收+主题”的格式，包括“请回复”、“请转达”、“请反馈”等；

4、背景规范

邮件背景为默认的白色，不使用信纸。

5、发送规范

5.1 发送邮件时，主送人为必须知悉邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。

5.2 员工代表本部门与其他部门联系工作时，应得到本部门负责人授权，发送邮件时抄送本部门负责人；员工根据岗位职责与其他部门相关责任人联系重要工作时，应同时抄送对方直接上级。

5.3 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容部分；对于同一收件人不同主题的邮件，应新建邮件，而不是直接回复。

6、附件规范

6.1 正文提示：邮件如带有附件，应在邮件正文提示收件人查看附件内容；如有多个附件，应对附件内容做简要说明。

6.2 容量控制：附件数不宜超过5个，数目较多时应打包压缩成一个文件；为保证邮件的流通顺利，传送附件应不超过5M。

7、其他规范

所有工作邮件应及时回复，紧急重要的邮件应立即回复，其他邮件一般不要超过24小时。

8、下载要求

所有人员均需在手机上下载某某邮箱或微信关注“某某企业邮箱”并绑定邮箱账号，保证邮件的送达以及回复。

9、监督检查

9.1 邮件抽查：邮件规范由综合管理部负责监督检查，将会在与各部门员工的往来邮件中进行检查，如有必要将随机抽查，请收到抽查邮件的同事尽快回复。

9.2 入职培训：入职人员将在第一时间开通邮件并在入职培训会上进行统一培训。

10、邮件回复

10.1 收件人需在要求时间回复邮件，如发现未及时回复邮件，如下奖励套餐二选一：


xxx有限公司

10.2负心情，负激励：

第一次未在规定时间内回复，负激励10元/次； 第二次未在规定时间内回复，负激励20元/次； 三次未在规定时间内回复，负激励50元/次； 第四次未在规定时间内回复，书面批评1次； 10.3爱工作，爱运动:

第一次未在规定时间内回复，女生深蹲20个，男生俯卧撑20个；依次累加。 书面批评制度详见《员工违规行为处理制度》

11、执行时间：

本制度自下发之日起执行。

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