文件和记录管理制度

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1．目的

对公司所有的文件和记录进行控制,确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密，特制定本制度.

2．适用范围

本程序适用于与公司有关的所有文件与记录。

3．定义

3.1受控文件

维持本公司管理体系运作,相关部门必须遵照执行的文件。

用于指导本公司管理体系运行及操作的指导性文件，分四级：一级文件：手册;二级文件:程序文件;三级文件:作业文件（作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等)；四级文件：记录格式。

3.2外来文件

包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。

3.3非受控文件

文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件.分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁.包括:部门管理文件；公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。

4．部门职责

序号 1 2

部门 行政综合部 安质科技部

职责

负责全公司文件与记录的管理。

（1）负责安全、质量、技术等相关管理文件的记录与暂时存管。 （2）定期整理管理文件，设定密级与保存年限，递交至行政综合部。

（1）负责与工程有关的管理文件的记录与暂时存管。

3

工程管理部

（2）定期整理管理文件，设定密级与保存年限,递交至行政综合部。

4

各部门

(1）负责与各自部门有关的管理文件的记录与暂时存管。 (2）定期整理管理文件，设定密级与保存年限,递交至行政综合部。

5．管理标准

5。1文件的编制、批准

5。1。1 手册和程序文件由总经理指派专人编制,其它文件与记录由各相关职能部门编制。 5。1。2 文件的审批

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文件类型 受控文件

文件名称 手册、程序文件 作业文件、记录 部门管理文件 公司级管理文件

初审 管理者代表 部门负责人 部门负责人 行政综合部

核准 总经理 管理者代表 总经理 总经理

非受控文件

5.2文件与记录的发布

5。2。1 每年年底对手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。 5。2。2 文件的修改,由申请修改的部门填写“文件修订申请表”，报行政综合部核准批，转相关职能部门草拟修订内容,递交原审批部门负责人审批。

5。2。3 形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。

5。2.4 经审批后的“文件修订申请表”由行政综合部保存.

5。3文件与记录的存档、销毁

5.3.1 已发行的文件与记录的原稿（正本）,均由文控专员列册存档，保存的原版文件加盖“原版文件”章。

5。3.2 各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档,保存期终止时交文控员按规定程序销毁。

5.3。3 现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门集中保管。

5。3.4 已作废的文件和记录由办公室文控员负责收回，收回的失效文件需加盖“作废"章。 5。3。5 收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁申请单”，经管理者代表批准后按规定程序销毁。

5。4文件与记录的使用和更新

5。4。1 颁发有效版本文件时,必须同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记“文件收发登记表”。

5。4。2 确有保留需要的文件，由使用人员填写“文件留用申请单"经部门主管同意，办公室批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考使用"章,作为特殊情况留用.

5.4。3文件使用部门因文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向办公室申请，由文控员核实并对责任人按制度处罚后,予以补发。

5.4.4 行政综合部资料室需准备一套文件与记录的副本，并加盖“副本”章。由文控员负责版本或修改版的及时更新。

5.4.5 行政综合部每年6月、12月底或文件专管人离职时，依据“文件收发登记表”、 “受控文件清单”核查现场使用的文件与记录是否完整、有效。

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