文件管理制度#行政管理

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文件编号



公司文件管理制度

批准人



审核人



版次 编制日期 编制人

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2.适用范围

本制度适用于公司所有有效文件 3、职责：

3.1行政人事部负责各类管理文件及相关外来文件的管理； 3.2 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 4、管理要求 4.1文件的发放

4.1.1各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根报文件的性质分为：受控文件和临时文件。受文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3个月。

4.1.2受控文件发放前应在文件首页上注明受控文件/加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上注明临时文件/加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。

4.1.3文件编号应严格执行下表的规定： 序号 1 2 3 4

文件编制部门 总经办 财务部 行政人事部 采购部

编号 ZB CW XZ CG

序号 5 6 7 8

文件编制部门 经营部 技术研发部 预算部 工程部

编号 JY JS YS GC

4.1.4文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人（或部门负责人制定）签字接收，实行“谁签字谁负责”的要求。



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修改时间 年 月 日 年 月 日 年 月 日

修改内容









批准

审核

制定

4.2受控文件的保管与使用

4.2.1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。共职责包括修订本部门“文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件作改后及时发放新文件并回收作废文件等。

4.2.2受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不值破坏，视情况对文件负责人进行绩效扣罚，并及时向文件发放部门、申请补发。 4.3文件的复制

4.3.1使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部们提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制。

4.3.2文件发放部门对所有复制的受控文件一律注明受控文件/加盖红色“受控”章。 4.3.3复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记，由接收人签字。 4.4文件的更改与收回

4.4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定，其余找4.3条款的有关规定执行。

4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并注明作废文件/加盖“作废”章。

4.4.3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。 4.4.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记求表＂，由交、收双方签字。 4.4.5作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。

4.5电子版受控文件的管理 4.5.1不准擅自下载受控文件内答。

4.5.2文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。



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