文书印章管理岗位职责

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文书印章管理岗位职责

一、文书印章主管岗位职责

文书印章主管负责日常文书信函的起草、收发、整理保管以及印章的保管、使用等工作。其主要职责如表3-1所示。

表3-1 文书印章主管岗位职责

工作大项

工作细化

（1）建立并完善公司文书、印章档案管理系统，设计各种应用表格

1．文书印章档案管理

（2）组织做好文书印章的登记、归档保管工作 （1）负责收文的签收和拆封

（2）组织做好收文的分办、承办和批办工作 （3）掌握文件的运行速度，督促承办部门及时办理

2．文书管理

（4）根据公司文书管理规定，对各部门发文初稿进行审核、修改

（5）组织相关部门进行发文会签，将会签结果上交行政部经理审核、行政总监审批

（1）负责管辖印章的保管工作，定期检查印章是否完好，出现异常立即上报

3．印章管理

（2）按照公司用印手续，监督印章的使用情况，严格控制用印范围 （1）严格遵守公司保密规定，明确各种文书的传阅范围及印章使用规则

4．保密管理

（2）做好重要文书、印章的保密工作

二、文书印章专员岗位职责

文书印章专员是公司文书印章管理的主要执行者，负责文书印章的分类登记、收发传递、保管检查以及重要信息的保密工作。其主要职责如表3-2所示。

表3-2 文书印章专员岗位职责

工作大项

工作细化

（1）协助主管建立并完善文件档案系统，设计各种应用表格

1．文书印章档案管理

（2）负责文书印章的登记、归档保管工作


（1）负责收文的分类、分办工作，及时将收文寄送到相关部门进行办理 （2）跟踪收文运行情况，向主管汇报并督促承办部门尽快办理

2．文书管理

（3）根据公司文书管理规定协助主管对各部门发文初稿进行审核、修改 （4）协助领导进行相关部门的会签工作

（5）对最终发文进行编号、打印，并按发送范围进行分发 （1）协助主管保管印章，每天检查印章情况，如有问题立刻上报

3．印章管理

（2）按照印章管理规定认真做好印章的使用工作，并做好使用记录

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