办公自动化(OA)系统在企业中的应用

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办公自动化（OA）系统在企业中的应用

简要总结了办公自动化（Office Automation）的工作原理及主要功能，通过对我公司办公自动化系统工作状况的分析，结合实际业务需求，阐述了办公自动化系统在企业管理工作中的重要意义和带来的实际效果。



标签：办公自动化（OA）；信息；效率

1 引言

办公自动化（OA），英文Office Automation的缩写。它可以通过特定流程或特定环节与日常事务联系在一起，使公文在流转、审批、发布等方面提高效率，实现办公管理规范化和信息规范化，降低企业运行成本。



办公自动化（OA）是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。不同的使用对象具有不同的功能：对企业高层领导来说，办公自动化（OA）是决策支持系统（DSS）。它运用科学的数学模型，结合企业内部/外部的信息，为企业领导的决策提供参考和依据；对于企业中层管理者来说，办公自动化（OA）是信息管理系统（IMS），它利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于企业普通员工来说，办公自动化（OA）是事务/业务处理系统。办公自动化（OA）为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。



2 办公自动化（OA）管理的作用

办公自动化（OA）的引进建立了高质量、高效率的企业管理信息网，为领导决策、机关办公和事务管理提供服务，实现了我公司的办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。



2.1 推进无纸化办公

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。



2.2 管理自动化文档

可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档内容进行分门别类管理，按权限进行使用和共享。



2.3 实现分布式办公

作为大型企业，部门众多、人员众多，分支机构异地办公，甚至跨国，日常




沟通的难度和成本都是很大的，有时还存在信息的误传。自动化办公变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。



2.4 增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。



3 办公流程

我公司办公自动化（OA）系统（电子文件部分）由电子公文子系统和电子档案子系统构成。其中电子公文子系统由发文模块、收文模块、电子正文模块等9个模块组成。电子档案子系统主要由档案人员使用。



3.1 收文、发文办公流程

我公司通过办公自动化（OA）系统的实施，逐渐规范了公司各部門各项办公流程，现以“电子公文子系统、电子档案子系统”为例说明系统的实施有效的促进了办公流程的优化。



通过公文的起草、流转、审批、查看等操作使用，满足单位发布公文、接收公文的需要，对收文、发文进行管理。工作人员不需要离开办公室，在微机上通过鼠标点击，就可使文件随来随办、随办随发、随发随收，文件收发实现“零距离”、“零时间”，大大提高了文件上传下达效率，缩短了文件流转周期，不仅降低了机关工作人员特别是文书人员的工作强度，增加了承办部门办理时间，还有效提高了办文、办公质量和效率。



3.2 电子档案子系统

电子档案子系统主界面采用树型分类结构，支持多级部门设置，操作方便、直观易用；灵活的基本信息设置，用户可以自定义部门、职务、职称等多种信息，实用性很强；强大的查询系统，快速定位所需信息，可按条件进行查询、排序，并可自定义打印项目输出报表，或导出文档。



4 实施成效

4.1 建立交流平台

办公自动化（OA）建立了通信交流平台，使得单位内部的交流变得容易而经济。



4.2 加速信息流转






加速信息流转，节约办公时间，随时随地都可办公。无论您身在何处，通过统一的信息化平台都能让您感觉和同事在一起，实现内部的日常协同办公，使单位的个人与个人之间，部门与部门之间，形成紧密有机的统一结合。



4.3 实现流程自动化

在办公过程中有很多工作需要多部门之间协同工作，各部门都存在大量流程化的工作，通过办公自动化（OA）协作工作管理，各部门都能有序的进行工作，提升办公效率。



4.4 明确岗位职责

明确各岗位的权限，任何人都不可越权处理工作，杜绝了工作中由于职权不明出现扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。



5 结论

通过办公自动化系统的实施，使工作流程更加規范、员工的配合和协作更加高效，改变了过去复杂、低效的手工办公方式，使信息采集和信息处理更有效率，加强了管理制度的执行，促进了企业中人与组织的和谐发展。



参考文献：

[1]陈春香.论企业办公自动化[J].现代企业文化，2009（24）：14-15.

[2]孙浩.OA办公自动化系统在企业中的应用分析[J].信息与电脑：理论版，2014（5）：55-56.

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