会议管理制度

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版本：A/0

主题：会议管理制度



文件编号：

1.目的：为规范会议管理，提高会议质量，特制定此制度。 2.适用范围：公司全体成员。 3.会议原则：树立简明、高效之会风。 4.参会原则：

4.1专题会议内容所涉及的部门，至少有一名负责人到会；

4.2资源性问题会议及对公司重要政策的调整必须有总监及以上级别人员参会； 4.3对公司的政策性宣导及制度、流程公布会议需公司中层以上干部（经理或以上）参与；

4.4会议采取签到制； 5.职责：

5.1主持人：会前资料准备与会议召集、会议纪要的确定；会中对会议效果的推进与会议进程控制；会后资料发放范围确定，并对落实事务予以跟踪，直至充分执行；

5.2记录人：由主持人指定记录人，协助主持人负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会场、人员）、签到、会议纪要发放，会后会议记录及决议发放； 5.3参会人员：会前准备；会中积极参与；会后就会议精神向下作宣导，对落实事项向下作部署。

6. 会议分类：会议按层级与范围分公司、部门两级，两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议。 6.1例会：

6.1.1定义：有固定的召开频率，内容涉及公司经营、管理、服务领域，如早会、周会；

6.1.2公司与部门的例会经人事行政部审核，统一交人事行政部列入公司《例会名录》进行管理。《例会名录》的不定期调整由会务及时公布；

6.1.3已列入《例会名录》部门例会，部门对其调整与取缔拥有建议权，以联络单方式说明理由，由人事行政部核准后，由会务统一调整公布；部门新增的例会，经人事行政部审批后，统一调整后及时公布；人事行政部按《例会名录》督促如期召开会议。

6.1.4《例会名录》的定期调整由人事行政部每年年末组织一次,并依评估结论作调整，次年年初由人事行政部公布当年《例会名录》，并对上年度各部门的执行作情况汇报。 6.1.5《例会名录》常设信息点有:会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员等。

6.1.6公司、部门的例会会议纪要或决议必须抄送公司文控中心备案。

6.2专题会：凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，如专门研究公司业务流程改革的会议，需涉及二个以上部门间（含二个）沟通与协调，可由主持人向人事

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主题：会议管理制度



文件编号：

行政部申请，由人事行政部确认后统一安排。

6.3紧急会议：由于突发事件的发生，或需要解决紧急事件而安排的特殊会议，由主持人提出，人事行政部同意后可组织召开。 7.会议要求: 7.1前期准备：

7.1.1除紧急会议外，其它会议至少提前一个工作日由主持人将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集。

7.1.2通知内容：应将会议名称、主持人、具体时间、用时、地点、与会人员、会议主题或议程(例会名录中已作记录的不再要求，专题会议此信息必不可少)详细告知与会人员。 7.1.3会务应于开会前十分钟准备好会场及开会时的演示资料；各参会人员进入会议室前应准备好相关资料（并携带，避免中途准备资料而干扰会议）。 7.2纪律要求：

7.2.1会议原则上不允许请假，如有特殊情况（紧急任务或休假中）须提前报请会议主持人批准，并授权其代理人参加会议，否则视同缺席；

7.2.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，迟到或早退者乐捐10元，缺席者乐捐20元。

7.2.3会议中，与会人员手机应调至震动；如因电话响铃干扰会议的，乐捐10元/次。 7.2.4会议中，严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排，发言不得偏离议题或带有人身攻击；经主持人指出拒不改正的，乐捐10元/次。

7.2.5会议结束后，由记录人处理会议场所的整理，并且关闭设施与空调、灯、视听设备等；

7.2.6会议相关人员（主持人、与会人员、记录人、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责，否则视为怠于履行工作，视情节轻重乐捐20—100元。代理人怠职责任由授权人承担；未传达造成的怠职责任由传达人承担。未按会议决议执行的乐捐20—100元。 8.3会议组织要求：

8.3.1会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制，与会人员应围绕主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。

8.3.2会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议主持人决定，提前将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员。 8.3.3会议讲究高效：

8.3.3.1避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的完成问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间，以确保会中的布置事项在

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