文书的签署及制发说明书

【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《文书的签署及制发说明书》，欢迎阅读！

文书的签署及制发说明书

、文书的签署

1、公司内文书， 如果是一般往来文书，只需以主管名义签署； 如果是单纯的上报文书， 或者不涉及各部

门且内容不重要的文书， 只需以部门的名义签署； 如果是重要文书， 按责任 范围由总裁、副总裁、常务董事签署，或者署有关部门的主管姓名与职务。

2、对外文书，如合同书、责任状、回执等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是 总裁委托事项， 可

由指名责任者签署。 上列规定以外的文书， 也可署分公司或分支机构主管 的职务与姓名。

二、文书的制发

（一）文书的制定

1、文书必须简明扼要，一文一事，语言措辞力求准确规范，使用楷书。

2、文书应注明以下事项： 文号、发文日期、 发文组织 （发文者）、收文组织 （收文者）、 文件标题、

文件拟稿人及有关责任者。

3、文件标题应简洁明了，准确鲜明地揭示文件内容。 4、文字应尽可能口语化，通俗易懂。 5、行文要层次清楚，重点突出。

6、对于文书中引用的其他相关文件，要注明其文号及日期。

7、公司常用公文种类：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等。

（二）文书号的编制

1、企业内部文书可注明本部门代字或代号，连续性文件应注有连续号。

2、以公司名义向上级部门呈报的请示、报告及公司有关人、财、物方面的重要决定， 发文字号为： x x

公司发 [X X年号]第X号。

3、 文书通常在第一行写上文号，第二行写上能揭示文书内容的标题，另起一行写制发 年月日、制发者名

称，再一行写明收件人姓名，再下一行写文书内容。

4、 对外行文时应注明本公司代字或代号。

（三）文件制作要求

1、 在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下余白处。 2、 内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。

3、 对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和


文例，并以此为准事先做好印刷准备。

4、起草文书的理由如果包括起因，并且必须对中间交涉过程做出交代，那么起草的文 书要附上相关资料

与文件。

5、必须明确起草文书的责任者，并署上起草者姓名。

6、对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。 7、文书的起草必须征得部门主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。

8、重要文书必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证 明文件。 9、文件一般应保存副本两套备查，必要时可根据需要处理。

（四）注意事项

1、文书制发者及收件者应注明职务，也可根据情况只署姓名。

2、在文书制发者 （个人或组织）的下方盖上制发者个人或制发组织的印章，文书处理 人将以此作为依据。

但同时发往多个组织的文书如通知等， 为了简便， 多采用印制好了的印 刷品，此时签名及盖印即可。

3、文书原则上应用黑色墨水书写或印刷。在使用墨水时要特别注意纸张的性能，文字 应清晰可辨。

三、文书记录

1、普通文书的信封上，要写明被送达组织的名称，同时在左上角写明是否加急、挂号 等，信封右下写发

文组织。

2、秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上

“秘”的字样外，其他参照第一条。

“亲启”字

3、必须要求收文者自行开启的文件，信封上要写清姓名，同时在右侧写上

样。

4、机密文件要用两层信封，内封上写文件标题。外封上的标识参照以上各条，在左侧 写明“秘”的字样。 5、文件内容特别需要保密的或有其他重要内容的可参照前项。

四、发文区分

（一）部门经理发文应根据文件的不同作用，依以下情形区别使用不同文种：

1、提案，不仅仅是发出指令，而且希望将其意见广为讨论。 2、承认，就有关事务进行认定。 3、请示，所报内容等候裁定。 4、报告，关于指示的答复性汇报。

5、申请，请示对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。

（二） 公司经理及各部门领导对下属发布的文件依以下要求区别使用， 虽不是部下但同 属命令所及范围的也参照执行。


1、指示，对申请、请示及要求的答复。 2、传达，有关事务上的指令。 3、训令，命令或注意事项。

（三）不在前两条之列的文件有以下类别：

1、通牒，有关业务的通报。 2、照会，意见或需要回复的事项。 3、问答，对照会的答复。

五、发文要求

（一）对发文部门 （发文者）要求：

1、办公室文书注明办公室主管姓名。 2、企业内部文件注明承办部门主管姓名。 3、对外发文注明收文组织名称。

4、会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明理事长姓名，各种委员会注 明委员长姓名。

（二）对收件人要求

1、对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务。

2、对全体委员可书写 “各位委员” 。 3. 对某一特定委员可注明该委员姓名及所在单位 名称。

（三）对特殊文件要求

1、对有密级的文件应注明 “秘密”、“机密”、“绝密”字样。 2、需紧急处理的文件应注明 3、参考资料应注明 “参考”。 4、传阅文件应注明 “传阅”。

5、挂号信函、快递、特快专递等应在发送时分别处理。

“急件”。

本文来源：https://www.dy1993.cn/Gyb.html