素材公文样式

2022-12-01 23:10:25   第一文档网     [ 字体: ] [ 阅读: ] [ 文档下载 ]

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公文格式与模板

行政公文的主要格式(标题1

公文,是用于传达、贯彻上级机关的方针、政策,发布行政法律和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作报告情况,交流经验的重要工具。根据文件制作、发布以及传递对象、方式等不同,行政公文通常可以分为十种类型,以区别各类文件的性质。它们是:

命令(令)、指令:(标题3 “命令(令)”用于发布重要行政法规和规章,采取重大强制性行政措施,任免奖惩有关人员,撤销下级不适当的决定等。

“指令”用于发布批示性和规定性相结合的措施或要求。 决定、决议:(标题3

“决定”用于对重大事项或重大行动做出安排。

“决议”用于记录经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 指示:(标题3

用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。 布告、公告、通告:(标题3

“布告”用于公布普遍应当遵守或周知的事项。

“公告”用于向国内外宣布重要事项。

“通告”用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通知:(标题3

用于发布行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转下级机关公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项等。 通报:(标题3

用于表彰先进,批评错误,传达重要情况。 报告、请示:(标题3

报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等。 “请示”用于向上级机关请求指示、批准等。 批复:(标题3

用于答复请示事项。 函:(标题3

用于相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。

会议纪要:(标题3

用于传达会议议定事项和主要精神,记录要求与会单位共同遵守、执行的事项。

由于上述十类行政公文制作发布与传递等方面均存在质的不同,所以为表现各类文件的不同性质,在文体风格上就形成了较大的差异。

通过文书格式的这些明显差异,将使行政管理人员快速、准确地定位文件类型,以确定文件和办理方法。

公文格式规范化的内容(标题1

通常,文书格式的规范化通过三个部分进行,文书的抬头部分、正文部分和落款部分。 公文的抬头部分(标题3

抬头部分一般指每篇公文上半部分中必须显示的内容,包括: 公文标题”,用于标识文件的类型。如“某单位文件”“通知”等。 “密级”,用于标注公文件传送等级的表格区域。如:秘密、机密、绝密等。 “文号”,用于记录公文的类型及序号。如“国办发[1998] 010号” “受文单位”,用于填写收文单位的名称。


公文的正文部分(标题3

公文的正文部分,指文章的主体内容。包括:文章的标题、正文及落款段落。 文章的标题又可分为“一级标题” “二级标题” “三级标题”等,用于划分文章的主体结构,使文章具有层次感。

文章的正文由表述具体内容的若干段落组成。 文章的落款用于标识文章的作者及制作时间等。 公文落款部分(标题3

公文的落款部分,一般用于填写辅助型内容,包括:附件、抄送与报送等信息

公文格式的固定化,将保证同类文书具有整体的风格一致性。即不论谁写此类公文或者何时撰写此类公文,均表现出相同的文书格式。如此,才能保证公文制作的高效率与高质量。 公文格式规范化的过程(标题1

为使某一类公文具有特定的风格通常以固定其文体格式的方法进行规范然而,文体的风格将取决于制作某类文书所需的若干种段落格式。

所以,文体风格的固定化过程,其实上就是针对某一类文书的行文要求,在编辑过程中对主要段落的格式修饰过程。

公文规范化的过程包括两个部分,其一为文书内部各种行文段落格式的修饰,操作针对某一具体段落中的相关修饰参数;其二为文书的整体版式风格确定,操作针对一组相应的命名段落及版式。

段落格式(标题3

段落格式的修饰,是针对段落本身样式的修饰。包括:段落针对版芯的对齐方式(居左、居中、居右或两端对齐)段落的缩进(首行内缩、悬挂缩进和注释型缩进)项目符号与编号、段落边框与背景等。

总之,用于修饰段落在排版中的各项参数,统称“段落格式”(或者“样式”。行文中就是以不同的段落格式表现不同类型的段落风格如标题段落(一级标题、二级标题、三级标题等等)、正文段落,以及落款段落等。 为使不同风格的段落格式具有唯一性,以避免对同类段落的重复修饰操作,提高工作效率,改善行文质量,最简单的方法,就是为某一种特定的段落格式进行命名

如人们通常将公文的“一级标题”段落修饰为“二号、黑体字,且针对版芯居中对齐”的格式。如果一篇文章中有多个一级标题,则要重复上述修饰过程。为简化操作,程序允许为将用于修饰上述一级标题的全部参数进行组合,并赋予一个格式名称,如“标题1。这样,在修饰同类标题段落时,只要选中待修饰的段落,并赋予名称即可。

对于一般公文而言,日常使用的段落格式一般不超过三种。所以,一般文书处理软件中均在便捷图标行的“样式”区提供三种常用的标题段落格式名称(标题1、标题2、标题3。而常规文书制作过程中,默认的段落格式名为“正文” 如果,系统提供的段落格式可以满足日常行文规范,则可简单调用。 但是,很多情况下系统提供的段落格式与国内行文的规则并不相符合,所以必须人为修改或创建,以满足日常行文的规范。本手册就是依此原则,选择若干实例进行撰写。

文书格式(标题3

文书格式由一组相应的段落格式决定(如:标题段落、正文段落和落款段落)。它界定表现了某一类文书的文体风格

传统公文格式规范化的操作过程比较复杂:一般将文件的抬头与落款部分一次性制作并修饰,然后交印刷厂批量印刷形成公文抬头用纸,如:“文件头”。以后制作同类文件时,则以套填方式输入文件内容,并打印在事先准备的公文纸上,此方式常常出现现象,影响公文刷质量。


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