外贸业务员管理规章制度规范

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关于业务员的管理工作,如果要做到完善制度,必须严格按以下制度执行,以确保公司的利益最大化; （一） 日常工作

1. 上班第一件事打开电脑查收邮件,查看询价信息;

2. 综合整理一天要做的事情,列出每天的六点计划,把要处理的事情分为

四类：

（1） 紧急；2重要；3日常4 临时

3. 和在线的客户进行及时沟通,聊天记录要进行文档保存;重要信息要摘

出来存入备忘录;

4. 每周一上午10:00点部门经理给业务员开晨会,安排本周工作计划及做

上一周的工作反馈和总结;

总结内容应包括：

（1） 所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,本周进程,下周计划; （2） 总结一周内遇到的技术性问题; （3） 总结在业务上遇到的问题

5. 每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结;

6 对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析;

7.对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划;

（二） 客户开发前期工作

1. 收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,

及时跟踪和处理;

2. 在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研发

部门沟通,并记录该信息;如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理;

3. 业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到付

帐号;不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄;并将邮寄信息,快递单据整理存档;确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果; （三） 报价及合同签定

1. 收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,

应与部门经理确认相关信息后在给客户报价,做报价单或形式发票给客户,并要求客户签字回传;

2. 收到客户签字确认形式发票后,严格按照公司合同范本制作销售合同;销

售合同必须包含全部客户所需单据,需支付的订金;需支付佣金需与客户签定佣金协议;

3. 将填写完整的合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批; 4. 合同盖章后,扫描发给客户确认签字;

5. 如客户对销售合同有异议,合同修改后重新确认;

6. 双方签字盖章后,合同签订完毕,须将签字盖章原件备案; （四） 安排生产备货


1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知

跟单员及时制作销售订单,经部门经理签字后,安排生产;

2. 业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表; 3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情

况;

4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货; 5. 跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上; （五） 发货

1. FOB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是CIF条款,

或FOB条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间;

2. 货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等扫描

存档,并发给客户,进行确认; （六） 文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单合同,发票,箱单等,必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标识已完成订单,待处理订单;以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件;

七 电脑管理

1. 电脑密码一律在部门经理,总经理处备案;

2. 业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘,部门经理,总经理有权查看; 八E盘文件管理

1. 所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留扫描件;扫描文件与往来电子文件,按固定格式统一存放在E盘,保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到;

E盘：高级客户 ：客户----Business Report----Customer

File----Packing----Shipping document

低级客户： 客户-----邮件 潜在客户： 客户-----邮件

2. 文件存放说明：Business Report 下存放业务进展,工作总结;Customer File下存放来往邮件,传真,及报价;Packing下放置与包装有关的文件,图

片;Shipping document下按合同号设置文件夹,分别存放各合同与出货有关的单据;保证所有与客户有关的往来文件,原件及复印件能在对应的文件夹都能找到; 九邮件管理

统一使用Foxmail管理;邮件记录需在F盘保存;总经理,部门经理有权查看工作邮箱;

十产品报价程序

业务人员对外报价不得低于底价,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批单价后才可对外报价; 十一合同号登记本

业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜;具体包括：合同签订日期,合同号,客户名称,产品名称,数量,预计发运日期,目的地;

合同号登记本电脑共享,以确保所有信息公开透明;

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