如何实现员工的规范化管理

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如何实现员工的标准化管理

要想实现员工标准化管理，企业需逐步实现“标准化、专业化〞管理，建成员工合同和 档案管理系统，基于 IT 系统的考勤和请假审批流程以及风险防范制度文件化。

缘起

一个朋友经营一家地区性小型物流公司，员工 60 多人。尽管他的企业平均每年给员工 的工资涨幅都在 10％以上，但是他感到员工满意度，尤其是“

80 后、90 后〞员工的满意度

很难提升。 他请教我， 对解决此问题有何建议？我想， 中国经济在经历了多年高速开展之后， 普通员工在随着工资水平的提高彻底解决了“温饱〞之后，对企业价值、工作价值、法律意 识、民主意识的要求自然会提升。 如何把有限的本钱开支应用到这些新的要求上？我建议企 业逐步实现“标准化、专业化〞管理。 见解

依据我们的调研数据，如果综合各类因素，比方为员工如实缴纳“五险一金〞 、人民币 升值、房价和日用生活必须品的价格上涨、 员工教育和培训费用的上涨等等， 和 5 年前相比， 企业主为员工实际支付的本钱至少攀升了 50％ ~60％；同时，从全国来看员工工资的平均水 平为应对通货膨胀，也大概增加了 20％左右。因此，粗略地估计，中国“人口红利〞表现 在企业员工本钱上最多翻了一倍。 这对许多处在低利润率产业， 比方物流业、 制造业和简单 加工业中的企业造成了巨大的压力。

80 后和 90 后员工没有经历过他们父母那一代人低收入、大锅饭平均主义的管理制度， 他

们一开始进入的企业就是处在一个开放的全球经济和全球多元文化的环境中， 同行业的企 业之间有中外企业的比较， 工资水平根本解决了根本的生存需要， 有的人的工资待遇甚至还 有盈余可以追求更多的精神的和非物质的需求。 无论他们工作的企业大小， 新生代员工对企 业的标准化管理、 职业生涯设计、 法律面前人人平等等观念形成了自然的期望， 已经不再是 仅仅对跨国公司的期望。 同样地，对于那些能力突出、优秀能干的员工，他们对所在企业 的工作环境、 人文环境、 成长环境都开始有越来越多的要求。 企业如果想保持自身在人才方 面的竞争力， 就必须面对这些新的要求， 而为满足这些要求， 有眼光的企业已经认识到提升 人力资源标准化管理、专业化管理成为必要的手段。


1、员工合同和档案管理系统

对于中小企业来说， 员工的标准化管理首先从员工档案和劳动合同管理做起。 这包括三 个时间段的文件管理：员工的入职阶段、正式使用阶段、和离职阶段。 也既涵盖了员工与 企业发生关系的整个生命周期。 听起来这是个很复杂的工作， 其实这项工作并没有你想象的 那样复杂， 因为这套标准化的工作对每家企业几乎都是一样的， 已经积累下了许多可以参考 的流程和方法。比方入职阶段，国外企业称作 on-boarding process ， 标准的管理要求企 业的人事部门或行政部门必须按时完成以下文件的入档〔或录入公司的数据库〕 ：员工参加 面试的记录、 入职前的心理学和技能测试、 录用通知书副本、 雇用合同、 员工的个人信息 〔入 职岗位、时间、直系亲属、家庭地址和联系方式、毕业和学位证明、被罚、被刑拘或其它犯 罪记录等等〕 、入职时公司给予的电脑、电邮帐号等企业资产登记、入职培训内容记录等。 值得一提的是， 这些看似繁琐的不重要的信息，日后在发生劳资纠纷、 解聘等事件时， 会变 得十分重要。 比方， 企业通常要求员工入职时填写个人信息， 该信息的准确性如果受到质疑 甚至被证明是虚假信息， 企业具有立即解除雇用关系的权力， 严重的， 企业可以追究相应的 法律责任。在此阶段，多数企业对新员工有“试用期〞 ，按所签劳动合同不同试用期一般也 不同。 按照现行劳动法， 试用期是劳资双方最灵活最方便的阶段， 任何一方都可以在试用期 内解除劳动关系； 因此， 许多企业都很重视在此期间对员工的观察或考核， 的问题在试用期内解决。

尽量把可能出现

从员工正式转正开始，是标准化管理的第二个时间段，即“员工使用〞阶段。该阶段比 较重要的文件管理包含了每年阶段性的绩效评估、 360 度评估结果、参加公司组织的培训表 现记录、参加公司外教育和技能提升学习工程记录、客户反响意见、加班或缺勤记录、 费用 开支记录、 工程奖金、年度奖金、年度工资调整记录等等。这个阶段的标准化管理是个持续 的过程，通常会涉及到多个部门的合作才能完成， 比方差旅报销数据、 手机费用、 上网费用 等没有财务部门的配合是无法获得数据的。 第三个阶段那么是员工离职的前后 〔 off-boarding

process 〕，这包括离职的审核、离职前的财务结算和公司财产移交确认、离职面谈记录。

2、建立基于 IT 系统的考勤和请假审批流程

员工的标准化管理还表达在依靠系统来统一大家对制度的执行。 许多中小企业的管理者 因为忙于业务， 时常连员工的考勤记录、 请假记录都难以做到全面和系统地追踪。 你可能遇

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