文档资料管理制度

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文件管理系统

为了规范搅拌站的数据管理，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。

一、文件发送和接收

1、建立收文登记制度。上级机关文件、市政府有关部门文件和其他兄弟单位文件应当登记。

2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人应在收据登记簿上签字登记，以备将来参考；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。

4、应建立搅拌站发布文件的登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。

5、对拌和站拟稿发出的文件、特殊材料的原件和公文应存入档案室。

二、档案管理

1、原始记录是设备管理和维护的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。

2、机械设备数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。数据要完整准确，报表要及时齐全。


3、机械管理基础数据库应包括以下内容：1、管理号码；2、设备名称；3、型号规格；4、技术状况；5、保管单位；6、本季运转小时；7、原值；8、净值；9、组资日期；10、生产厂家；11、本机编号；12、出厂日期；13、外型尺寸；14、整机重量；15、动力机名称；16、动力机型号；17、动力机规格；18、动力机生产厂；19、动力机出厂日期；20、动力机编号；21、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据，其它为静态数据。

4、及时上报的报表：《设备台帐》（包括自有配属的设备和内租、租用设备及合作团队设备，分别建帐管理）、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。

5、建立档案目录，主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面，以便查找、使档案更好地为工作服务。

6、建立并认真执行文件借阅制度和文件保密制度，确保文件安全。

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