Word正规公文制作流程

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Word正规公文制作流程



第一步:设置版面格式

1.分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号(见图1)。



“文件→页面设置〞，进入“页面设置〞对话框(见图3)，在“页边距〞选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型〞选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。



“文档网格〞选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定〞按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。

第二步:制作发文红线 公文通常分为上行文、下行文和平行文，上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即公函等文种，上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线。

“格式→边框和底纹→显示工具栏〞，翻开“表格和边框〞工具栏(见图4)。



2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线〞、粗细设为“〞、颜色为“红色〞、外部框线设为“下框线〞，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。

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因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入→符号〞，进入“符号〞对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝〞，点击“快捷键〞按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“﹞〞设置快捷键。

第三步:制作公文落款 一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一〞命令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。

“格式→中文版式→双行合一〞，出现“双行合一〞对话框(见图6)。



2.输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅)，先输入需要合为一行的文字(中国××××公司)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定〞。 3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅)，完成后可利用“Ctrl+[〞和“Ctrl+]〞快捷键合理调整两局部文字的字号大小，就会出现满意的公文落款(见图7)。



在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的标准零(○)等。通过点击“视图→工具栏→符号栏〞调出“符号栏〞，可以加快落款中日期的处理速度。

第四步:制作落款粗、细横线 作为正规公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几局部组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来(见图8)。如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。可利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是:

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