公司文书制作制度

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六、公司文书制作制度 第一条 适应X围

凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。 发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。 第二条 名义

公务文件的往来以各部门经理的名义签署，有些简单事项的文件，应以部门的名义签署。

第三条 呈交公司经理的文件 凡需呈递公司经理文件，须逐级上报。各级主管须在调查核实的基础上写出意见，注明需呈报经理的理由，然后上报。若不需呈报，则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。

第四条 文书格式

1．公务文件应使用楷书，尽可能简单准确。

2．陈述理由和经过时，若正文繁复，则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。

第五条 文件编码

文件上应有制发单位规定的，还应标明与此份文件有关的关键词与复文文件的和年月日，以便处理。

第六条 书写格式

1．通常在第一行写文号，第二行写文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收文件人的XX，然后再写文件内容。

2．在属于提复审报的情况下，通常采取在文件末尾处用后记的形式证明，在文件末尾隔一行处写下复审件的、必要事项、年月日与复审者XX。

3．由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称，必要时要写上号 码和年月日。

第七条 签署应用

文件制发者与收件者应注明职务，根据情况只署XX。在文件制发者个人（或单位）的下方盖上制发者个人或制发单位的印章，作为文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件如通知等，为了简便，多采用印制好的印刷品，此时签名或盖印可省略。

第八条 封签上的记录

文件信封上的记录，依照以下各条进行。

1．在用于普通文件的信封上，要写明送达单位的名称，同时在左侧写上是否加急、挂号等，并在其下写上发文，信封背面写发文单位。

2．秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“秘”外，其他参照第一项。 3．必须由收文者亲自开启的文件，信封上要写XX并在左侧写上“亲启”字样。

4．XX文件要用二层信封，内封上写文件标题，外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样。


5．文件内特别需要XX的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样。 6．本条第一项中所列内容，除有关XX的外，简易的文件可依照第二条进行，只要在封面左下角用小号字印上单位名即可。

第九条 文件用纸

文件所用纸X另行规定（略）。 第十条 墨水

文件原则上应用黑色墨水书写，在使用墨水时要选用性能较好的纸X，文字应清晰可辨。

第十一条 文件种类的区分

部门经理发文应根据文件的不同作用，按以下原则区别使用不同文种。 1．提案，不仅仅是发出的指令，而且希望将其意见进行广泛讨论。 2．承认，就有关事务进行认定。

表23-9 定期报表发送记录 类 别

份

报表名称 呈 送 单 位 日月年报告提出日期

数

报 报 报 隔日或翌月1副总

1．现金收支表 1

日 经理

副总

2．营业报告表 隔月初日 2 自存

经理

副总总经

3．损益表 隔月15 3 自存

经理 理

4．资产负债表 ” ” ” ” ”

5． 6． 7． 8． 9． 10． 11． 12． 13． 14． 15． 16． 17． 18． 19． 20． 21． 22． 23． 24．

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