如何做好内部控制体系的建设工作

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如何做好内部控制体系的建设工作

作者： 张长明

来源：《中国乡镇企业会计》 2011年第9期



内部控制体系建设是一个比较复杂和耗时较长的过程。

一个全面的内控体系通常包括公司治理层面、业务层面和IT层面三方面的内容。公司治理层面是对股东、董事会以及经理层之间的授权、责任和利益等的制衡机制，治理层决定企业的发展方向和经营业绩；业务层面是对企业日常经营活动方面的管理和控制；IT层面是对企业相关数据的安全和应用等方面的控制。内部控制体系涵盖了企业内部所有的业务活动，所涉及的范围广、内容多、业务活动差异大，需要投入较大的人力和物力，因此它是一个全员参与和实施、比较复杂和耗时较长的过程。那我们要如何才能做好内部控制体系建设这项工作呢？

可以分两个阶段进行。

第一阶段是前期准备工作，可从以下方面入手：

首先，选择一家在管理咨询方面比较有实力的中介机构作为内控体系建设的合作方。为什么一定要选择中介机构而不是由公司内部自己的人做呢？公司员工对公司的业务和管理流程应该是非常熟悉了，由公司内部员工来完成内控体系的建设未尝不可。熟悉情况，可能对业务流程甚至会出现较大的偏颇，而这种情况正是内控体系建设应当避免的。而中介机构作为第三方，从了解公司的业务流程开始，从不熟悉到熟悉公司的各项业务流程和内部管理状况，更能从客观的角度出发，对风险的敏感度会更高，更能发现公司存在的问题。因此笔者觉得选择中介机构成功率会更高一些。

第二，在确定了中介机构后，就内控规范应当涉及的内容进行商讨。规范要求应当做的和规范没有而在公司又属于重要流程的要先建立起来，其他的制度可以在以后逐步建立或修改。

第三，项目能否成功的关健，和项目团队的经验和能力是成正比的。因此，一定要和中介机构就项目团队人员的配置进行充分交流和沟通，要确保项目团队成员必须是经验丰富、负责过相关项目的。

第四，中介机构有了项目团队，自己公司也应该配备一个专职的小组，全程参与中介机构项目团队的所有工作。这点在签合同前可以和中介机构进行约定，目的就是让中介机构为公司培养内控实施方面的人才。笔者认为这一点尤为重要。有了中介机构培养的这些人员，在以后对公司其他制度的建立和修改、或者向分子公司推行公司内控制度等都可以由这些人来进行实施，从而可以为公司节约大量的成本。如果是上市公司，这些人员还可以做为每年内控自我评价的核心成员，从而保证公司内控制度的有效运行。

做好了前面的准备工作，内控体系建设就可以进入正式实施阶段了。

第二阶段是具体实施阶段，可从以下几方面进行：

第一，识别记录内部控制。获取公司现有的所有内控制度，并走访各业务部门，对各业务部门的工作范围和工作流程进行初步了解。

第二，评估内部控制设计的有效性。对现有内控制度进行梳理。具体作法是对各业务部门的执行（或操作）人员进行访谈，了解实际执行情况与现有制度是否相符。并对相关业务进行


穿行测试（这个时候选择的样本量会较少），确保描述情况与实际执行一致，如不一致应当标记出来。

第三，整改内部控制设计缺陷。将各业务部门的流程缺陷整理出来，下发给各部门进行沟通和确认。各部门确认后再下发整改建议，要求业务部门在指定的时间内整改完毕。

第四，修改或者完善内部控制手册。各部门的整改结束后，编制完成内控手册。

第五，执行新的内部控制制度。内控手册完成后，对整个内控体系进行试运行，试运行时间在2至3个月。试运行结束后，由项目团队或者公司的内控人员选取样本量进行穿行测试（这个时候选择的样本量会多一些），并对试运行的有效性进行评估。

第六，更新内部控制记录、完善内部控制手册。根据试运行的情况，最终完善内部控制手册。

完成以上步骤后，内控体系建设就完成了。但是，这只是走完了第一步。内控体系建设得好不好，还要在实际执行过程中进行验证。只有得到贯彻执行的内部控制才是成功的内部控制。停留于文件上的内部控制，就只能是一种形式。因此，还要在企业内部成立内控评估小组，每年对内部控制运行的有效性进行自我评估，以及聘请会计师事务所定期对内部控制运行的有效性进行审计评价，都是必不可少的措施。

通过对以上手段的贯彻执行，内部控制在企业就会得到良性循环，从而给企业的持续发展保驾护航。

（作者单位：贵州益佰制药股份有限公司审计部）

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